5 passaggi fondamentali per recuperare crediti aziendali

Il recupero crediti aziendale è la soluzione più efficace per risolvere le crisi finanziarie causate dal mancato pagamento dei clienti.

Tuttavia molte imprese non posseggono le competenze necessarie per programmare una strategia di incasso e prevenire il rischio di insolvenza.

In questa guida ti suggerirò come incassare i crediti insoluti senza compromettere i rapporti con i tuoi clienti.

Ecco i 5 passaggi fondamentali per gestire il recupero crediti aziendale in modo efficace:

1. Verifica degli importi non pagati: Controlla fatture, scadenze e documentazione per confermare l’esistenza del credito.
2. Invio del primo sollecito: Comunica in modo chiaro e rispettoso i dettagli del pagamento dovuto.
3. Diffida formale e piano di rientro: Se necessario, invia una diffida e proponi un piano di pagamento rateale.
4. Procedura legale: Valuta azioni legali come il decreto ingiuntivo in caso di mancata risposta.
5. Monitoraggio costante: Tieni traccia di ogni pagamento e comunicazione per mantenere il controllo della situazione.

Tabella riassuntiva

Passaggio	Azione principale	Strumento consigliato
Verifica importi	Controllo documenti e storico	Registro dettagliato
Primo sollecito	Invio comunicazione cordiale	PEC o raccomandata
Diffida e piano di rientro	Proposta di rateizzazione	Lettera formale
Procedura legale	Ricorso al decreto ingiuntivo	Consulenza legale
Monitoraggio	Aggiornamento continuo della pratica	Software di gestione crediti

Seguendo questi passaggi, puoi recuperare i tuoi crediti nel rispetto della normativa vigente, mantenendo al contempo rapporti professionali con i tuoi clienti.

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Fondamenti del recupero crediti aziendale in Italia

Cosa significa credito insoluto

In Italia, i crediti insoluti derivano da fatture non saldate, contratti non rispettati e transazioni interrotte.

Anche senza documentazione scritta, un credito può comunque esistere, sebbene ciò renda più difficile il recupero.

Le principali fonti di crediti insoluti sono:

• Transazioni commerciali tra aziende (B2B): Fornitura di beni o servizi tra imprese;
• Vendite al dettaglio: inclusi gli acquisti tramite e-commerce;
• Servizi professionali: come consulenze o svolgimento di progetti specifici;
• Contratti di locazione commerciale: Affitti non pagati.

Normativa applicabile

Nel nostro paese il recupero crediti aziendale è disciplinato principalmente dal Codice Civile, che regola obbligazioni e contratti.

Alcuni articoli chiave includono:

• Articolo 1218 c.c.: Stabilisce la responsabilità del debitore in caso di inadempimento;
• Articoli 2934 c.c. e seguenti: Definiscono i termini di prescrizione;
• Articoli 1260 c.c. e seguenti: Regolano la cessione del credito.

Aspetto Normativo	Riferimento Legale	Applicazione Pratica
Inadempimento	Art. 1218 c.c.	Definisce la responsabilità del debitore
Prescrizione	Art. 2934 c.c.	Ogni diritto si estingue per prescrizione
Mora del debitore	Art. 1219 c.c.	Il debitore è costituito in mora con intimazione

Comunicazione aziendale efficace

Per gestire il recupero crediti aziendale in modo efficace, è necessario seguire alcune buone abitudini.

Vediamo quali sono.

Gestione della documentazione e comunicazioni:

• Conservare sempre fatture, contratti e documenti fiscali aggiornati;
• Usare la PEC per inviare comunicazioni ufficiali;
• Custodire su supporto durevole ogni interazione con il debitore;
• Tenere traccia di prove di consegna e accettazione dei servizi;
• Adottare un tono professionale ma deciso;
• Rispettare le norme del GDPR sulla protezione dei dati.

Questi elementi rappresentano la base per affrontare con successo una crisi finanziaria.

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Recupero crediti aziendale: 5 passaggi fondamentali

Seguendo i principi di conformità normativa, protezione della reputazione ed efficienza, ecco i passaggi chiave per un recupero crediti aziendale efficace.

Passo 1: Controllo degli importi non pagati

Prima di procedere, verifica con attenzione:

• La correttezza degli importi indicati nelle fatture;
• Le date di scadenza dei pagamenti;
• I dati anagrafici e fiscali del debitore;
• La documentazione che dimostra il diritto di credito;
• Lo storico delle comunicazioni scambiate con la controparte.

Ti consiglio di creare un registro dettagliato di tutte le informazioni raccolte sul debitore, annotando date e risultati.

Una volta completato il controllo, puoi procedere con il primo sollecito.

Passo 2: Invio del primo sollecito di pagamento

Il primo contatto deve essere deciso ma rispettoso.

Assicurati di includere:

• L’intestazione completa dell’azienda creditrice;
• Il contratto da cui scaturisce il diritto di credito;
• Il numero e la data della fattura insoluta;
• L’importo dovuto;
• Le modalità di pagamento disponibili;
• Il termine entro cui saldare.

Adotta un tono cordiale e comprensivo, considerando eventuali motivazioni plausibili per il ritardo.

Passo 3: Diffida formale e proposta di piano di rientro

Se il primo sollecito non produce risultati:

• Invia una diffida formale tramite PEC o raccomandata A/R;
• Proponi un piano di rientro dettagliato;
• Specifica gli interessi di mora applicabili;
• Fissa un termine perentorio per ricevere una risposta.

Elemento della Diffida	Dettagli da Includere
Dettagli del credito	Fattura, importo, data di scadenza
Interessi di mora	Tasso legale o contrattuale
Modalità di risposta	PEC o raccomandata A/R
Scadenza	8 giorni lavorativi

Se non ricevi risposta, sarà necessario valutare un’azione legale.

Passo 4: Procedura legale

Quando i tentativi precedenti falliscono, valuta le seguenti opzioni:

• Procedimento per decreto ingiuntivo;
• Giudizio di cognizione per il recupero del credito;
• Procedure esecutive, se possiedi già un titolo esecutivo.

Assicurati di raccogliere in anticipo tutta la documentazione utile per sostenere la tua posizione.

Passo 5: Monitoraggio costante

Durante l’intero processo, tieni traccia di ogni sviluppo:

• Registra i pagamenti ricevuti;
• Controlla il rispetto delle scadenze concordate;
• Documenta ogni comunicazione;
• Aggiorna regolarmente lo stato della pratica.

Mantieni un atteggiamento professionale in ogni fase per gestire il recupero in modo efficace e trasparente.

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Risorse per il recupero crediti aziendale

Per affrontare il recupero crediti aziendale in modo efficace, è importante avere a disposizione strumenti professionali che possano supportare ogni fase del processo.

Queste risorse offrono un aiuto concreto e formativo per gestire al meglio ogni passaggio.

Recupero crediti aziendale: servizi di consulenza legale

Una consulenza legale mirata è fondamentale per gestire situazioni complesse nel recupero crediti aziendale.

Il nostro studio legale mette a disposizione l’esperienza di avvocati esperti, iscritti all’albo, e offre consulenze personalizzate per guidarti in ogni fase del percorso.

Risorse gratuite

Recupero Legale fornisce utili strumenti pratici, tra cui:

• Credit Map: Una guida infografica che descrive passo dopo passo il processo di recupero crediti.
• Guida pratica al recupero crediti: Un estratto gratuito del manuale completo pensato per imprenditori.

Materiali formativi online

Per rimanere sempre aggiornati, il canale YouTube di Recupero Legale offre contenuti formativi gratuiti, tra cui:

• Video tutorial su come gestire il recupero crediti aziendale;
• Commenti su aggiornamenti normativi;
• Casi studio e suggerimenti pratici.

Inoltre, puoi iscriverti alla newsletter gratuita per ricevere aggiornamenti sulle normative oltre a consigli pratici direttamente nella tua casella di posta.

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Attività stragiudiziale vs. azione legale

Capire le differenze tra attività stragiudiziale e azione legale è fondamentale per il recupero crediti aziendale.

L’attività stragiudiziale si basa sulla negoziazione immediata, favorendo il mantenimento dei rapporti commerciali.

Questa soluzione è particolarmente utile per gestire difficoltà temporanee.

Al contrario, il percorso legale entra in gioco quando le trattative dirette con la controparte non producono risultati.

Ecco un confronto dettagliato tra i due metodi.

Tabella di confronto

Strategia	Attività Stragiudiziale	Procedimento Legale
Tempi medi	30-60 giorni	6-18 mesi
Costi indicativi	€0-200	Compensi legali, spese di giustizia
Relazioni commerciali	Preservate	Rischio di compromissione
Documentazione necessaria	Minima	Completa e dettagliata
Probabilità di successo	Alta per crediti recenti	Alta per crediti documentati
Flessibilità del pagamento	Elevata	Limitata
Necessità di assistenza legale	Suggerita	Obbligatoria
Stress organizzativo	Basso	Medio-alto

I due metodi possono essere combinati, iniziando con l’attività stragiudiziale e ricorrendo all’azione legale solo se necessario.

Analizzare con attenzione questi fattori ti aiuterà a scegliere la strategia più efficace.

Come scegliere il metodo giusto

La scelta del metodo dipende da diversi elementi, tra cui:

• Importo del credito: Crediti di importo elevato potrebbero giustificare un’azione legale.
• Anzianità del credito: Crediti più recenti sono spesso più facili da recuperare con l’attività stragiudiziale.
• Storia del debitore: Un debitore con precedenti di insolvenza potrebbe richiedere un approccio più formale.
• Velocità del recupero: L’attività stragiudiziale potrebbe essere la soluzione più rapida.

Consigli per un recupero efficace

Per ottenere risultati migliori:

• Mantieni un dialogo aperto e orientato alla soluzione.
• Stabilisci scadenze precise e realistiche.
• Valuta attentamente i costi e i benefici di ogni azione intrapresa.

Anche nella fase di attività stragiudiziale, il supporto di un esperto legale è necessario per definire una strategia di recupero efficace e ben strutturata.

Una gestione professionale del recupero crediti aziendale è essenziale per minimizzare i rischi e ridurre il rischio di contestazioni.

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Recupero crediti aziendale: prossimi passi

Dopo aver esaminato i metodi di recupero, è il momento di organizzare un piano d’azione ben definito.

Piano d’azione immediato

Fase	Azione	Tempistica Stimata
Valutazione	Esamina documentazione e importo	1–2 giorni
Consultazione	Richiedi un parere legale preliminare	3–5 giorni
Strategia	Decidi la strategia (stragiudiziale o legale)	1–2 giorni
Esecuzione	Inizia la procedura di recupero	Entro 7 giorni

Ecco alcuni passaggi utili per avviare subito il recupero del credito.

• Raccogli tutta la documentazione necessaria: fatture, contratti, comunicazioni e prove di consegna.
• Dai priorità ai crediti: valuta quali recuperare prima in base alla situazione finanziaria.
• Stabilisci un budget: pianifica le risorse da destinare alle azioni di recupero.

Quando rivolgersi a un professionista

Considera una consulenza professionale nei seguenti casi:

• l’importo del credito è elevato;
• il debitore ha ignorato più solleciti;
• la controversia richiede un’analisi più complessa e personalizzata.

Agire rapidamente e mantenere una comunicazione trasparente può fare la differenza nel recupero del credito.

Tieni traccia di ogni contatto con il debitore per documentare il processo in modo completo.

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FAQ – Domande frequenti

Come prevenire un credito insoluto: introduzione

Prevenire un credito insoluto è l’attività più importante che ti aiuterà a limitare il rischio di insolvenza.

Per raggiungere questo risultato è necessario eseguire un’accurata profilazione dei tuoi clienti.

In particolare l’analisi preventiva della solidità economica e finanziaria della controparte rappresenta un passaggio imprescindibile prima di instaurare rapporti commerciali.

La valutazione degli indici di liquidità e solvibilità offre un quadro attendibile sulle capacità di adempimento futuro.

Inoltre l’esame patrimoniale della controparte consente di identificare i beni che possono garantire il pagamento dell’obbligazione pecuniaria.

L’adozione di strumenti preventivi durante la negoziazione rafforza ulteriormente la posizione creditoria.

In particolare la consultazione delle banche dati specializzate rivela eventuali procedure concorsuali o esecutive pendenti.

La richiesta di referenze bancarie costituisce un ulteriore elemento di valutazione della reputazione commerciale del debitore.

Tuttavia non sempre è semplice stabilire le priorità e seguire uno schema ordinato.

In questo articolo ti spiegherò come prevenire un credito insoluto per proteggere la tua impresa e il flusso di cassa da eventi pericolosi.

Ma prima di proseguire voglio fornirti alcune informazioni preliminari.

La fiducia nei rapporti commerciali: evoluzione storica

L’evoluzione dei rapporti commerciali affonda le proprie radici nella fiducia interpersonale dei mercanti medievali.

Durante i secoli, la stretta di mano quale forma di conclusione dell’accordo rappresentava una garanzia sufficiente tra operatori economici di buona reputazione.

Il progresso industriale ha trasformato radicalmente questo paradigma fiduciario, introducendo meccanismi formali di valutazione dell’affidabilità.

Nel XX secolo, gli istituti bancari hanno sviluppato i primi sistemi documentali per valutare l’affidabilità creditizia dei clienti.

La rivoluzione digitale ha successivamente accelerato questa transizione verso modelli predittivi basati su algoritmi statistici.

Alla data odierna sofisticati sistemi di rating analizzano molteplici variabili per prevenire un credito insoluto con precisione scientifica.

Le imprese moderne dispongono, pertanto, di strumenti avanzati che quantificano numericamente il rischio di inadempienza della controparte.

In altre parole, la fiducia commerciale si è trasformata da valore soggettivo a grandezza misurabile attraverso parametri oggettivi.

Alcune piattaforme digitali offrono report dettagliati sulla solidità patrimoniale di potenziali partner commerciali.

Di conseguenza, prevenire un credito insoluto rappresenta un processo standardizzato nelle realtà aziendali più organizzate.

Come prevenire un credito insoluto: procedura aziendale

Per prevenire un credito insoluto dovrai applicare una procedura aziendale, con regole predeterminate e comportamenti standardizzati.

La costruzione di una procedura aziendale richiede una valutazione iniziale sul modello di business dell’impresa.

In questo modo potrai identificare le risorse che saranno coinvolte nello svolgimento delle attività di profilazione del cliente.

La procedura deve prevedere meccanismi di controllo interno per verificare in modo periodico la solvibilità dei clienti.

Ti consiglio di identificare le attività standard e rappresentarle all’interno di un grafico o diagramma di flusso.

In seguito dovrai stabilire gli strumenti da utilizzare per la verifica e i parametri di misurazione per valutare l’efficacia della procedura nel tempo.

La formazione del personale rappresenta un elemento imprescindibile per l’effettiva applicazione delle nuove direttive.

Durante l’implementazione, dovrai monitorare costantemente i feedback dei dipendenti coinvolti per identificare eventuali errori.

Infine dovrai revisionare la procedura periodicamente per adeguarla alle nuove esigenze aziendali e alle eventuali modifiche normative.

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Credit score: definizione

Il credit score è un punteggio numerico che rappresenta l’affidabilità creditizia di un individuo o di un’impresa.

L’analisi della solidità economica del cliente si fonda sull’esame della sua storia creditizia, con particolare riferimento alla puntualità nei pagamenti e all’esposizione debitoria complessiva.

Il credit score costituisce un indicatore finanziario molto importante per una corretta gestione del rischio commerciale.

Le verifiche sistematiche sul merito creditizio permettono di prevenire crediti insoluti attraverso l’identificazione preventiva di clienti problematici.

Infatti, la consultazione periodica degli aggiornamenti sui rating finanziari fornisce un quadro dinamico della situazione patrimoniale delle controparti commerciali.

Di conseguenza, l’imprenditore può utilizzare il credit score quale parametro decisionale nelle politiche di vendita e nelle condizioni di pagamento concesse.

Pertanto, in ambito aziendale, la conoscenza approfondita dei meccanismi valutativi del credit score tutela l’equilibrio finanziario dell’impresa.

Analisi dei bilanci e indicatori economico-finanziari

L’analisi dei bilanci costituisce un accertamento molto utile per valutare in via preventiva la solvibilità delle controparti commerciali.

Gli indicatori economico-finanziari traducono in valori numerici la reale capacità di adempimento degli obblighi pecuniari di un’impresa.

Il ROI (Return on Investment), ad esempio, misura l’efficienza della gestione attraverso il rapporto tra risultato operativo e capitale investito.

Infatti, un basso indice di liquidità primaria segnala potenziali difficoltà nel fronteggiare con le risorse disponibili debiti a breve termine.

L’esame dell’indice di indebitamento rivela il grado di dipendenza dell’impresa da fonti di finanziamento esterne.

Di conseguenza, alcuni valori possono indicare situazioni di squilibrio patrimoniale con elevato rischio di insolvenza.

La valutazione periodica di questi parametri permette di prevenire un credito insoluto mediante l’identificazione tempestiva di segnali di deterioramento finanziario.

In ambito aziendale, pertanto, l’interpretazione sistematica degli indicatori di bilancio facilita la corretta gestione del rischio commerciale e la concessione di dilazioni di pagamento.

Storia dei pagamenti e comportamento commerciale

La storia dei pagamenti rappresenta un indicatore retrospettivo dell’effettiva solvibilità di un soggetto economico.

L’analisi delle condotte pregresse costituisce uno strumento predittivo affidabile per le future dinamiche di adempimento.

Un cliente con ripetuti ritardi, superiori a 60 giorni, manifesta un profilo di rischio elevato nonostante l’assenza di protesti.

Allo stesso modo è utile prestare attenzione alle ripetute richieste di proroga dei pagamenti che superano le scadenze contrattuali pattuite.

Inoltre, il comportamento commerciale della controparte permette di comprendere la sua affidabilità nelle transazioni e la coerenza con gli accordi stipulati.

Frequenti contestazioni sulla qualità del servizio e/o prodotto acquistato possono nascondere strategie dilatorie finalizzate a ritardare i pagamenti.

La repentina modifica delle abitudini d’acquisto segnala talvolta difficoltà finanziarie non ancora emerse dai dati contabili.

Di conseguenza è molto importante monitorare questi parametri comportamentali attraverso specifici database interni costantemente aggiornati.

Pertanto, in presenza di segnali critici (come la sostituzione improvvisa degli organi amministrativi o un allungamento dei tempi di pagamento), è opportuno rivedere le condizioni del rapporto con il cliente.

Prevenire un credito insoluto: informazioni di mercato e settoriali

Le informazioni di mercato costituiscono un elemento determinante nell’analisi preventiva del rischio di insolvenza.

Infatti, l’andamento macroeconomico del settore influenza direttamente la capacità di adempimento delle imprese operanti in tale ambito.

L’analisi del settore in cui opera il cliente aiuta a identificare eventuali criticità economiche o normative.

Per esempio, un’impresa attiva in un mercato in declino potrebbe incontrare difficoltà nel rispettare gli impegni finanziari.

Anche la conoscenza delle dinamiche concorrenziali consente di valutare la sostenibilità a lungo termine di un’azienda e di individuare segnali di possibile instabilità.

Un modello di business, infatti, può diventare obsoleto a causa dell’innovazione tecnologica, dell’ingresso di nuovi competitor o di cambiamenti nelle preferenze dei consumatori.

Per esempio, un’impresa che basa la propria attività su tecnologie superate potrebbe perdere competitività, riducendo la capacità di generare ricavi e onorare gli impegni finanziari.

L’analisi della concorrenza permette di identificare questi scenari con anticipo.

Se un cliente opera in un settore minacciato dall’innovazione o dalla regolamentazione, potrebbe incontrare difficoltà economiche nel breve termine.

Pertanto, al fine di prevenire crediti insoluti è molto importante integrare le analisi sui singoli clienti con valutazioni settoriali aggiornate anticipando eventuali criticità.

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Il rischio nei rapporti commerciali

Il rischio creditizio rappresenta un elemento fisiologico nelle relazioni commerciali.

Infatti ogni transazione comporta un margine di incertezza legato alla capacità del cliente di adempiere gli obblighi contrattuali.

Per questo motivo è importante che l’imprenditore analizzi con attenzione la controparte al fine di segmentare la clientela in classi di rischio.

Questa valutazione consente di minimizzare il pericolo di insolvenze, migliorando la solidità finanziaria dell’impresa e ottimizzando le condizioni di pagamento.

Inoltre, attraverso un’attenta classificazione dei clienti, l’imprenditore può prendere decisioni più informate proteggendo la propria azienda da potenziali perdite finanziarie.

La classificazione, infatti, consente di calibrare le condizioni contrattuali in funzione del profilo specifico del cliente.

In particolare la richiesta di garanzie fideiussorie per clienti in fascia di rischio elevata riduce possibili rischi di insolvenza.

La valutazione periodica del merito creditizio permette inoltre di prevenire un credito insoluto attraverso la tempestiva identificazione di segnali di deterioramento.

Pertanto è utile adottare misure correttive adeguate, come la revisione delle condizioni di pagamento, l’implementazione di strategie di recupero crediti o la diversificazione del portafoglio clienti.

In questo modo l’azienda può essere in grado di ridurre il rischio di perdite finanziarie e migliorare la sua stabilità economica.

Prevenire un credito insoluto: definizione di soglie di rischio

Le soglie di rischio rappresentano dei valori limite oltre i quali l’esposizione creditizia diventa potenzialmente pericolosa per l’equilibrio finanziario aziendale.

Una gestione aziendale efficace prevede il monitoraggio costante dell’andamento dei rapporti commerciali.

L’analisi del comportamento dei clienti permette all’impresa di adottare misure preventive e proporzionate in funzione della gravità degli atteggiamenti rilevati.

Se vengono individuate anomalie lievi è possibile effettuare un semplice monitoraggio rafforzato, con incremento della frequenza delle verifiche e l’attivazione di alert automatici.

Diversamente, in presenza di segnali più preoccupanti, l’impresa può procedere con un’interlocuzione diretta con il cliente per comprendere le ragioni delle variazioni riscontrate.

Qualora emergano criticità sostanziali, l’imprenditore può richiedere garanzie supplementari oppure rimodulare le condizioni contrattuali riducendo i termini di pagamento.

Nei casi più gravi, le misure preventive possono estendersi fino alla sospensione delle forniture o alla richiesta di pagamento anticipato.

L’efficacia di questo sistema risiede nella sua tempestività e nella corretta graduazione degli interventi.

Le strategie di risposta devono essere proporzionate alla gravità dei segnali rilevati e alla rilevanza strategica del cliente nel portafoglio aziendale.

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Come prevenire un credito insoluto: regole da seguire

Prima di concludere un affare è importante identificare con certezza la controparte e richiedere alcuni documenti che attestino l’esistenza e l’affidabilità dell’impresa.

In ambito B2B, prima di avviare la collaborazione l’acquisizione della visura camerale del cliente rappresenta il primo strumento di verifica.

La visura camerale è un documento che viene rilasciato dalla Camera di Commercio competente e fornisce informazioni essenziali su un’azienda (come la denominazione sociale, la sede legale, la partita IVA, l’identità degli amministratori e il tipo di attività).

In seguito è necessario acquisire una copia del documento di riconoscimento del legale rappresentante.

Lo scopo di questa richiesta è quello di verificare la corrispondenza tra il soggetto firmatario e colui che detiene effettivamente i poteri di rappresentanza.

Un controllo di questi elementi riduce il rischio di avviare rapporti con soggetti inaffidabili e favorisce operazioni commerciali più sicure.

La conoscenza approfondita dell’effettiva struttura societaria del cliente costituisce pertanto un elemento fondamentale nella fase preliminare della negoziazione.

Tale analisi consente di identificare i reali centri decisionali e di potere economico, rivelando eventuali criticità patrimoniali nascoste dietro complesse architetture societarie.

L’esame della compagine sociale, degli assetti proprietari e dei collegamenti con altre entità giuridiche permette di valutare con maggiore accuratezza il rischio finanziario che dovrai correre.

Rischio di insolvenza: persone fisiche e giuridiche

Per prevenire un credito insoluto è fondamentale adottare criteri di valutazione differenti a seconda che il cliente sia una persona fisica o una persona giuridica.

Poiché il rischio di inadempimento varia in base alla natura del soggetto, occorre effettuare verifiche diverse prima di avviare la collaborazione.

Nel caso di una persona fisica, l’analisi deve concentrarsi sulla capacità reddituale del soggetto e sulla proprietà di eventuali beni di garanzia (quote societarie o immobili).

In questa fase ti consiglio di effettuare un’indagine patrimoniale preventiva al fine di valutare l’affidabilità della controparte.

Per una persona giuridica, invece, la verifica dovrà concentrarsi sui dati patrimoniali dell’ente e sull’identità degli amministratori.

La visura camerale permette di verificare lo stato dell’impresa, mentre il bilancio d’esercizio fornisce informazioni utili sulla stabilità economica.

Inoltre, per valutare l’affidabilità di una persona giuridica, sarà necessario verificare la reputazione dell’impresa e il comportamento degli amministratori.

La presenza di ricavi nei documenti contabili non è sufficiente a scongiurare rischi futuri.

Infatti una gestione poco trasparente dell’impresa (deducibile tramite articoli sui media e recensioni sui social network) potrebbe costituire un campanello d’allarme da attenzionare.

La valutazione approfondita dei clienti permette di ridurre i rischi e garantire rapporti commerciali più sicuri e sostenibili.

Verifica della partita iva

Prima di stipulare un accordo commerciale è utile verificare la partita iva del cliente al fine di accertare la sua effettiva esistenza fiscale e la sua regolare iscrizione presso l’Agenzia delle Entrate.

L’obiettivo di questo controllo è quello di evitare di instaurare rapporti con soggetti inesistenti o non autorizzati a esercitare attività economiche.

Per eseguire la verifica ti consiglio di utilizzare uno strumento gratuito sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Dopo aver inserito il numero di partita iva nell’apposita sezione, il sistema restituisce informazioni essenziali, tra cui la denominazione della società e l’eventuale cessazione dell’attività.

Questa analisi accurata prima della firma di un contratto riduce le probabilità di insolvenza e tutela la stabilità finanziaria dell’azienda.

Infatti potrai anche scoprire se la società che vuole concludere un affare con te è ancora attiva, o se è in fase di liquidazione.

In questo video spiego come effettuare la verifica senza commettere errori.

Stabilire in anticipo le modalità di pagamento

Per prevenire un credito insoluto è importante stabilire in anticipo le modalità di pagamento e cristallizzare in un documento le obbligazioni pecuniarie della controparte.

Un accordo preventivo, infatti, riduce il rischio di contestazioni future e garantisce maggiore sicurezza nelle transazioni commerciali.

In questo momento sarà possibile segmentare le fasi progressive della collaborazione e monitorare e monitorare il reciproco adempimento degli obblighi contrattuali.

Il pagamento deve essere definito nei dettagli prima di avviare qualsiasi attività specificando:

• la data di ogni scadenza;
• gli importi da versare;
• le modalità di pagamento accettate.

All’interno del contratto le parti potranno stabilire eventuali garanzie aggiuntive per pianificare con maggiore sicurezza l’andamento del rapporto professionale.

Tali comportamenti rafforzano la posizione creditoria e producono un vantaggio da sfruttare in sede giudiziale in caso di inadempimento.

Infatti, nel caso in cui sarà necessario procedere con l’attività di recupero crediti, sarà più semplice smentire eventuali contestazioni del debitore sulle modalità di pagamento.

Indagine patrimoniale sulla controparte

Per prevenire un credito insoluto è molto utile effettuare delle indagini patrimoniali sulla controparte prima di stipulare l’accordo.

Conoscere la situazione economica del cliente consente di valutare preventivamente eventuali rischi e adottare le opportune misure di tutela.

Nel caso di persone fisiche, è utile verificare la presenza di:

• proprietà immobiliari;
• redditi periodici (stipendio o pensione);
• eventuali gravami pregiudizievoli (come ipoteche o pignoramenti).

Questi elementi forniscono informazioni preziose per valutare la capacità della controparte di adempiere agli obblighi contrattuali.

Per le persone giuridiche, invece, è importante esaminare:

• la visura camerale;
• i bilanci;
• la presenza di protesti;
• le eventuali partecipazioni societarie.

Inoltre è possibile accedere ai dati della Centrale Rischi per valutare l’affidabilità creditizia societaria e individuare potenziali criticità.

Le informazioni sulla solvibilità del cliente aiutano a prevenire crediti insoluti e a stabilire modalità di pagamento più sicure per il creditore.

In questo video ti spiego come effettuare indagini patrimoniali sulla tua controparte.

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Conclusione

La corretta profilazione della clientela rappresenta un adempimento fondamentale per prevenire un credito insoluto nelle operazioni commerciali.

L’adozione di procedure preliminari di verifica patrimoniale consente di individuare tempestivamente soggetti ad alto rischio di insolvenza.

I benefici economici derivanti da tale approccio prudenziale si traducono in sensibile riduzione dei costi di recupero crediti, spesso assai gravosi per le casse aziendali.

La preventiva analisi della solvibilità del futuro cliente permette inoltre di ottimizzare la gestione del cash flow aziendale.

Nell’ottica della sana gestione finanziaria, prevenire un credito insoluto significa altresì evitare l’accantonamento di risorse a copertura di perdite presunte.

Di conseguenza, le somme non immobilizzate possono essere reinvestite in attività produttive con evidenti ricadute positive sulla redditività complessiva.

L’implementazione di un sistema strutturato di valutazione creditizia costituisce pertanto un investimento strategico ad alto rendimento.

In conclusione ti consiglio di predisporre adeguati strumenti di verifica (procedurali e contrattuali) per prevenire un credito insoluto e individuare clienti poco solvibili.

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Consulenza Legale

Se hai bisogno di un chiarimento

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Autore

Recupero crediti per freelance: introduzione

Il recupero crediti per freelance rappresenta un problema molto diffuso tra i professionisti indipendenti.

Secondo le statistiche degli ultimi anni (pubblicate da Globe Newswire) il 74% dei freelance non riceve il pagamento del proprio compenso in tempo.

Inoltre il 72% dei professionisti indipendenti ha almeno una fattura insoluta, il cui incasso viene posticipato regolarmente per oltre due messi.

In una recente ricerca (condotta da Bonsai) è emerso che il 59% dei freelance è creditrice di somme rilevanti (che possono superare i 50.000 euro) per lavori già completati.

Infatti molti professionisti indipendenti lavorano su numerosi progetti senza valutare preventivamente l’affidabilità della controparte.

In questi casi è molto frequente stringere collaborazioni con clienti poco conosciuti che potrebbero rivelarsi insolventi.

Il mancato pagamento di un cliente può mettere in ginocchio l’attività di un freelance, soprattutto nei primi anni di lavoro.

Tuttavia esiste un modo per proteggere il proprio lavoro e prevenire una crisi economica.

Se sei un freelance e il cliente non ha saldato il tuo compenso, sei finito/a nel posto giusto.

In questa guida ti spiegherò come incassare il tuo credito insoluto e come prevenire il rischio di insolvenza.

Nell’articolo scoprirai i 5 errori più comuni che dovrai evitare prima di concludere un accordo di collaborazione con un nuovo cliente.

Prima di proseguire voglio spiegarti alcuni concetti fondamentali.

Freelance nel mercato globale

Il termine “freelance” deriva dalla fusione delle parole inglesi “free” e “lance” che significano letteralmente “lancia indipendente”.

Questo sostantivo veniva utilizzato per identificare i soldati mercenari che non erano legati a uno specifico esercito e che combattevano agli ordini di chi offriva denaro.

La parola “freelance” è ormai penetrata nella nostra lingua italiana e viene utilizzata per identificare i professionisti (specialmente quelli non iscritti in albi professionali) che lavorano in maniera indipendente senza aver sottoscritto un contratto di lavoro subordinato.

All’interno della categoria dei “freelance” esiste un piccolo insieme di professionisti indipendenti che viene identificato con il termine “nomadi digitali”.

I “nomadi digitali” sono quella specifica categoria di freelance che offre i propri servizi in modalità remota, con orari e modalità di lavoro flessibili che favoriscono viaggi e frequenti spostamenti.

Secondo le ultime statistiche (pubblicate sul sito Webside Planet) ci sono circa 1,1 miliardi di lavoratori freelance attivi in tutto il pianeta.

L’Italia si troverebbe in una delle prime posizioni in Europa per numero di freelance, con oltre 4,3 milioni di persone che hanno scelto questa modalità lavorativa.

In una platea di freelance così vasta il rischio di insolvenza può essere molto elevato senza l’applicazione di misure preventive.

Recupero crediti per freelance: problemi frequenti

In via generale il recupero crediti è il complesso delle attività stragiudiziali e giudiziali che consente a un creditore di ottenere il pagamento da parte del debitore.

Nello specifico il recupero crediti stragiudiziale consiste nello svolgimento di tutte quelle azioni finalizzate a recuperare un credito senza l’avvio di una causa giudiziale.

Uno dei problemi più frequenti per i freelance è quello di comprendere quali conseguenze e rischi può determinare il mancato pagamento di un cliente.

Infatti la presenza di un credito insoluto può determinare il verificarsi di una crisi economica sotto molteplici fattori.

Innanzitutto il mancato pagamento di un lavoro già eseguito determina un mancato introito e una perdita di liquidità.

Tuttavia uno dei problemi più ignorati riguarda il tema della tassazione.

In particolare la presenza del credito insoluto determina un incremento della base imponibile, con conseguente accrescimento delle imposte.

Per questo motivo è necessario tutelare la propria posizione giuridica e fiscale agendo tempestivamente per impedire il propagarsi della crisi finanziaria.

Vediamo quali sono le principali attività da compiere.

Verifiche preliminari

In prima analisi ti consiglio di verificare l’entità del credito insoluto prima di programmare i successivi step.

Infatti, per una corretta gestione dei crediti insoluti, è necessario personalizzare la strategia di recupero in base al grado di deterioramento del credito.

Il nostro studio legale utilizza un metodo di classificazione delle insolvenze che prevede la misurazione di specifici parametri.

Soltanto dopo aver completato la verifica preliminare sul credito insoluto è possibile organizzare una strategia di incasso.

In seguito ti consiglio di:

• raccogliere tutta la documentazione in tuo possesso;
• descrivere in poche righe gli eventi che hanno preceduto l’insolvenza.

Queste informazioni possono rivelare dettagli molto preziosi per la successiva trattativa di recupero.

Analisi costi – benefici

In secondo luogo ti consiglio di effettuare un’analisi “costi – benefici” per individuare la strategia più adatta al tuo caso.

Per soddisfare le tue aspettative di incasso ti consiglio di richiedere supporto legale specializzato.

Infatti, sebbene il recupero crediti stragiudiziale sia la soluzione più efficace per incassare il tuo credito da freelance, devi sapere che esistono delle eccezioni.

In molti casi soltanto l’azione giudiziale potrebbe consentire di ricevere il pagamento dalla controparte.

Non esistono delle regole generali e immanenti.

Ogni posizione creditoria deve essere analizzata per verificare quale potrà essere la strategia di recupero più efficace.

Per questo motivo sarà necessario effettuare una previsione degli eventuali costi da sostenere in caso di contenzioso giudiziale.

In questo modo potrai misurare l’impatto economico che la controversia potrà avere sul tuo patrimonio.

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Recupero crediti per freelance: gli errori da evitare

La stabilità finanziaria di un freelance dipende spesso dalla puntualità dei pagamenti.

Senza un sistema efficace di prevenzione, i rischi di insolvenza aumentano e possono vanificare mesi di lavoro e impegno.

Solitamente un professionista indipendente non dispone delle stesse risorse impiegate nelle aziende più strutturate.

Infatti, in molti casi, un freelance non adotta un processo organizzativo che gli consente di verificare la solvibilità dei nuovi clienti.

Per questo motivo è utile applicare delle strategie preventive nella fase iniziale che precede l’avvio della collaborazione con il cliente.

Nei prossimi paragrafi ti spiegherò quali sono gli errori più frequenti da evitare prima di concludere un affare.

Iniziamo subito.

Recupero crediti per freelance: assenza di contratto

Il recupero crediti per freelance diventa più complesso quando manca un contratto sottoscritto dalla controparte.

Molti professionisti autonomi commettono l’errore di iniziare a lavorare sulla base di accordi verbali o scambi di email ordinarie.

Senza un contratto (inteso come documento cartaceo o digitale), il freelance può trovarsi in una posizione di debolezza in caso di mancato pagamento.

Infatti, la prova dell’esistenza del rapporto professionale, dei termini concordati e del valore delle prestazioni ricade interamente sul creditore.

In assenza di un documento formale (come il contratto), il freelance dovrà raccogliere e presentare prove alternative per dimostrare l’esistenza del suo diritto di credito.

In particolare il creditore dovrà produrre:

• email;
• messaggi scambiati via chat;
• bozze di documenti e/o progetti eseguiti durante il lavoro;
• testimonianze verbali di terzi;
• qualsiasi elemento che possa dimostrare l’esistenza di un accordo con la controparte.

Questo errore è certamente rimediabile e il tuo credito non è a rischio.

Tuttavia, l’assenza del contratto (inteso come documento cartaceo o digitale) potrebbe rendere più complessa la controversia.

Per questo motivo ogni volta che accetti un incarico, stipula un contratto con il cliente e chiedi la sua sottoscrizione.

Recupero crediti per freelance: conferimento incarico

Il recupero crediti per freelance può essere ostacolato se l’incarico non viene espressamente conferito con modalità scritte (email o pec).

Anche questo è un errore molto comune.

Spesso i freelance più giovani e inesperti accettano di eseguire la prestazione dopo una conversazione telefonica o un messaggio inviato tramite chat.

In particolare, affidarsi esclusivamente allo scambio di messaggi su WhatsApp per formalizzare un incarico, può rappresentare un rischio in caso di contestazioni sulla prestazione.

L’assenza di un documento scritto che conferma l’affidamento del lavoro può creare un vuoto probatorio difficile da colmare in caso di mancato pagamento.

Email e conversazioni in chat

Le email, infatti, costituiscono una prova documentale più solida, in quanto contengono data, mittente, destinatario e sequenza cronologica delle comunicazioni.

Secondo le ultime sentenze della Cassazione, anche i messaggi scambiati via chat (es. WhatsApp) possono essere utilizzati per provare l’esistenza di un diritto (come il diritto di credito).

Tuttavia la natura frammentaria delle conversazioni scambiate tramite le app di messaggistica istantanea rende molto complesso individuare l’effettivo conferimento dell’incarico e le condizioni generali della collaborazione.

In assenza di contratto, questi rischi permangono anche con un incarico affidato tramite email, ma solitamente le sequenze “a cascata” della posta elettronica consentono una migliore indagine in ordine alla conversazione tra le parti.

Questi elementi possono risultare decisivi per ottenere un decreto ingiuntivo o per supportare le proprie ragioni durante la trattativa stragiudiziale.

Per questo motivo se non vuoi puoi firmare un contratto con il cliente (scelta consigliata) chiedi almeno al cliente di conferire l’incarico tramite una pec (o in ultima ipotesi tramite una email).

Recupero crediti per freelance: accordo sul compenso

Il recupero crediti per freelance può diventare più complicato se il compenso viene negoziato tramite strumenti diversi dal contratto (conversazioni verbali o messaggi via chat).

Questa modalità di accordo, spesso preferita perché più comoda, veloce e meno burocratica, può successivamente ostacolare il recupero di un credito insoluto.

Quando un freelance concorda un compenso senza una base documentale (contratto, comunicazione pec o email) è più difficile tenere traccia del consenso espresso dalla controparte.

Le applicazioni di messaggistica istantanea, sebbene consentano l’esportazione delle conversazioni intercorse con un contatto, mostrano criticità sostanziali.

Infatti le comunicazioni scambiate via chat sono spesso frammentarie e intervallate da risposte della controparte che impediscono una corretta comprensione delle intenzioni delle parti.

Alcune frasi possono risultare ambigue o incomplete e possono essere facilmente contestate dalla controparte.

Conversazioni telefoniche

Analogamente alcuni professionisti si accordano sul prezzo di un servizio tramite colloquio telefonico.

Tuttavia questa scelta è errata poiché in caso di credito insoluto sarà più difficile dimostrare a quanto ammonta il compenso.

Dopo una conversazione telefonica o uno scambio di messaggi via chat, in cui si discutono i termini economici, ti consiglio di firmare un contratto.

In alternativa puoi formalizzare l’accordo sul compenso con una comunicazione via pec in cui fornisci un riepilogo del compenso.

In ultima ipotesi puoi scegliere la comunicazione via email, ma tale soluzione è meno protettiva rispetto alla firma di un contratto o l’invio di pec.

Nel testo dell’email ti consiglio di specificare il corrispettivo concordato e di richiedere alla controparte di confermare in via scritta l’accettazione della proposta.

Mancata descrizione delle modalità di esecuzione del lavoro

Il recupero crediti per freelance può diventare problematico quando manca una definizione scritta delle modalità di esecuzione del lavoro.

L’assenza di informazioni scritte sul lavoro da svolgere crea un terreno fertile per contestazioni da parte del cliente.

Senza parametri chiari, il debitore può facilmente obiettare sulla qualità, completezza o conformità del lavoro rispetto alle aspettative.

Quando il cliente commissiona un lavoro, ti consiglio di concordare in modo preciso come dovrà essere eseguita la prestazione.

Ti fornisco un esempio concreto.

Se realizzi un servizio digitale, predisponi un documento in cui descrivi le caratteristiche del progetto e dell’output finale.

In particolare, per evitare obiezioni, ti consiglio di esplicitare:

• le fasi progressive di svolgimento del lavoro (indicando chi sarà il soggetto che si dovrà occupare di un determinato compito);
• le specifiche tecniche del risultato che sarà consegnato;
• i criteri di accettazione del risultato (ovvero quando il lavoro si considera completato);
• i tempi di consegna (se non sono previste azioni di replica e/o interazione del committente).

Questo livello di dettaglio riduce drasticamente il margine di contestazioni e fornisce una base solida in caso di necessità di recupero.

Recupero crediti per freelance: emissione immediata della fattura 

Il recupero crediti per freelance ha come base documentale una o più fatture insolute emesse al termine del lavoro.

L’emissione immediata delle fatture, sebbene sia un’attività corretta dal punto di vista amministrativo, può trasformarsi in un problema fiscale significativo in caso di mancato pagamento.

Quando un freelance emette fattura, indipendentemente dall’incasso effettivo, è tenuto a versare le imposte sul reddito relative all’importo fatturato.

Questo significa che, in caso di insolvenza del cliente, il professionista dovrà pagare delle tasse su compensi mai ricevuti.

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