Contratto a distanza: come concluderlo senza essere presente per la firma
Scopri come stipulare un contratto a distanza senza essere presente fisicamente al momento della firma
Ti sei mai chiesto come fanno le grandi società internazionali a concludere un contratto a distanza? In questo articolo ti spiegherò una procedura molto semplice che viene largamente utilizzata nel mondo degli affari per concludere dei contratti a distanza.
Con lo sviluppo della tecnologia e degli strumenti digitali puoi stipulare un contratto con persone o società che si trovano in città differenti. Le nuove piattaforme di comunicazione permettono di collaborare in modo intelligente dal proprio ufficio senza dover essere presente fisicamente presso la sede del cliente o del datore di lavoro.
Ma ci sono molti professionisti e società che, per formalizzare l’accordo, richiedono la presenza fisica del contraente al momento della firma.
In questi casi come puoi concludere un contratto a distanza senza essere presente fisicamente al momento della firma?
Ecco una soluzione molto pratica:
- FATTI INVIARE LA BOZZA DEL CONTRATTO VIA MAIL ➙ Se la tua cliente teme che le comunicazioni via mail siano poco sicure, suggerisci di creare un collegamento tramite VPN. La VPN (Virtual Private Network) è una rete di telecomunicazioni privata che permette agli utenti di scambiarsi informazioni sensibili tutelando la riservatezza degli operatori. Grazie ad una connessione protetta il tuo cliente potrà inviarti il contratto da firmare senza rischiare che la comunicazione possa essere intercettata da terzi.
- STAMPA LA COPIA DEL CONTRATTO E APPONI LA FIRMA OLOGRAFA NELLE PARTI IN CUI È RICHIESTA LA SOTTOSCRIZIONE ➙ In genere è preferibile apporre la firma sul contratto su ogni pagina e non soltanto nella parte finale del documento. E’ molto importante che le clausole che limitano le garanzie per il contraente devono essere tassativamente e specificamente approvate per iscritto, così come previsto dalla legge (art. 1341 codice civile, 2° comma). Eccoti qualche esempio di clausole che vanno tassativamente approvate per iscritto: 1) le limitazioni di responsabilità; 2) la facoltà di recedere dal contratto o di sospenderne l’esecuzione; 3) le clausole che sanciscono a carico dell’altro contraente decadenze; 4) le limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni; 5) le restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti coi terzi; 6) la tacita proroga o la rinnovazione del contratto; 7) le clausole compromissorie o le deroghe alla competenza dell’autorità giudiziaria.
- SPEDISCI IL CONTRATTO FIRMATO CON RACCOMANDATA ASSICURATA PRESSO LA SEDE LEGALE DELLA SOCIETÀ ➙ Nel plico ti suggerisco di inserire una lettera di accompagnamento in cui descrivi il contenuto della spedizione e in cui comunichi che il tuo scopo è quello di consegnare la copia originale del contratto firmato. Ti conviene inviare il documento con posta assicurata, per garantire ulteriormente la spedizione e per assicurarti che in caso di smarrimento l’ufficio postale ti verserà un premio assicurativo. Molto spesso le società che accettano la spedizione del contratto originale chiedono che il contraente spedisca la fotocopia del documento di riconoscimento (carta d’identità o patente). Stai tranquillo non è una richiesta strana; la società desidera ricevere la copia del tuo documento per inserirlo nel loro archivio e dimostrare che il contratto è stato effettivamente firmato da te (soltanto tu puoi autorizzare la spedizione del tuo documento). Inoltre nel documento di riconoscimento è sempre presente una firma della persona; in questo modo il tuo contraente può confrontare la firma apposta sul contratto originale con quella presente nel documento di riconoscimento e verificare se c’è corrispondenza.
- FATTI SPEDIRE LA COPIA DEL CONTRATTO FIRMATO DAL TUO CLIENTE ➙ Se il tuo cliente è una società presta molta attenzione: la firma deve essere apposta da un rappresentante legale o da qualcuno che abbia il potere di firma (di quel determinato atto) in nome della società. Per verificare l’identità del rappresentante legale ti basta richiedere una visura camerale della società presso la Camera di Commercio. Verificare se il contratto è stato firmato correttamente è molto importante per tutelare il tuo credito in fase giudiziale. La firma dei contratti è un argomento spesso sottovalutato da molti freelance e professionisti, e può rivelarsi un boomerang in caso di crediti insoluti.
Seguendo questa procedura il contratto si perfeziona ed è pienamente efficace tra le parti. Non ci sarà una sola copia del contratto (che contiene la firma di entrambi i contraenti) ma ci saranno due copie firmate che rappresentano:
- la proposta del contratto (la copia firmata dalla società/cliente);
- l’accettazione del contratto (la copia firmata da te).
Questo è il sistema più utilizzato da alcune società internazionali per concludere dei contratti a distanza; anche nel settore legale si utilizza molte volte questa tecnica per transigere delle controversie giudiziali con società o persone che risiedono in città diverse.
Grazie a questo sistema la società o il tuo cliente ottiene la copia materiale del contratto in cui è apposta la tua firma olografa originale. Se firmassi il contratto presso la sede della società il risultato sarebbe identico: ovvero la società avrebbe una copia firmata del tuo contratto.
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Contratto a distanza: come puoi concluderlo senza essere presente al momento della firma?
- Fatti inviare la bozza del contratto via mail;
- Stampa la copia del contratto e apponi la firma olografa nelle parti in cui è richiesta la sottoscrizione;
- Spedisci il contratto firmato con raccomandata assicurata presso la sede legale della società;
- Fatti spedire la copia del contratto firmato dal tuo cliente;
- Il contratto si è perfezionato.
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Contratto a distanza: come concluderlo
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Tino Crisafulli ➜ avvocato e Founder di RecuperoLegale.it
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