Contratto a Distanza: come concluderlo senza commettere errori

Contratto a Distanza: introduzione

La conclusione di un contratto a distanza è un tema apparentemente semplice che mette in crisi molte imprese e professionisti.

Nel nostro studio legale riceviamo periodicamente numerose richieste di consulenza su questo tema.

Se ti chiedi come fanno le grandi società internazionali a concludere un contratto a distanza, sei finito/a nel posto giusto.

In questo articolo ti spiegherò alcune procedure molto semplici che vengono largamente utilizzate nel mondo degli affari.

Questi sistemi permettono di concludere dei contratti a distanza in totale sicurezza.

Con lo sviluppo della tecnologia e il crescente uso di strumenti digitali puoi stipulare un contratto con persone o società che si trovano in città differenti.

Le nuove piattaforme di comunicazione permettono di collaborare in modo intelligente dal proprio ufficio.

Non sempre è necessario dover essere presente fisicamente presso la sede del cliente o del datore di lavoro.

Tuttavia, in alcuni casi, la controparte potrebbe richiedere la presenza fisica dell’altro contraente al momento della firma per formalizzare l’accordo.

Vedremo come risolvere questo problema con alcune soluzioni sicure e perfettamente legali.

Ma prima di proseguire voglio fornirti alcune definizioni preliminari.

Contratto a Distanza: definizione

Il contratto a distanza è un accordo stipulato tra due parti senza la necessità di incontrarsi fisicamente.

Questo tipo di contratto è solitamente concluso attraverso mezzi telematici, come ad esempio l’email o la posta elettronica certificata.

Grazie al contratto a distanza, le imprese possono concludere un accordo con clienti che si trovano in una nazione differente, aumentando notevolmente le prospettive di incasso e l’incremento del fatturato.

Questa soluzione permette di risparmiare tempo e costi logistici, aumentando così l’efficienza complessiva del business.

Tuttavia per formalizzare la conclusione di un contratto a distanza in modo legale, i contraenti devono comportarsi con buona fede e trasparenza nel corso delle trattative.

Contratto a distanza: come firmarlo

Quando si stipula un contratto a distanza la domanda più comune che mi viene rivolta riguarda le attività da compiere per firmare correttamente il documento.

La firma del contratto rappresenta uno dei passaggi cruciali e spesso suscita dubbi e perplessità nei contraenti.

In un mondo sempre più digitalizzato, dove le transazioni avvengono senza necessariamente incontrarsi di persona, è essenziale trovare soluzioni sicure che diano certezza legale all’attività compiuta dalle parti.

Infatti esistono dei metodi che garantiscono la corretta identificazione dei contraenti.

La tecnologia offre oggi diverse opzioni per firmare documenti a distanza in modo rapido ed efficace.

Tali soluzioni permettono alle parti coinvolte di concludere accordi in maniera efficiente e sicura.

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Contratto a Distanza: consigli pratici

Quando si stipula un contratto a distanza, è assolutamente legittimo avere dei dubbi riguardo la sua validità e sicurezza.

Questo tipo di transazione comporta infatti una certa dose di incertezza, dato che non c’è un contatto diretto tra le parti coinvolte.

Tuttavia, seguendo alcuni consigli pratici è possibile rendere sicura la transazione ed evitare errori durante l’intero processo.

Con questi semplici accorgimenti sarà possibile affrontare la stipula di un contratto a distanza in modo più sereno e sicuro.

Vediamo nel dettaglio cosa fare.

1) Richiedi la bozza del contratto via email

Prima di procedere con la firma del contratto a distanza è utile richiedi una bozza per email.

Questo passaggio permetterà alle parti di valutare tutti i dettagli dell’accordo e di apportare eventuali modifiche al testo prima della firma.

Se temi che le comunicazioni via mail siano poco sicure, ti suggerisco di creare un collegamento tramite VPN.

La VPN (Virtual Private Network) è una rete di telecomunicazioni privata che permette agli utenti di scambiarsi informazioni.

In questo modo viene tutelata in modo efficace la riservatezza degli operatori.

Le reti VPN utilizzano connessioni crittografate che offrono  una protezione efficace contro la violazione dei dati sensibili.

Grazie a una connessione protetta il tuo cliente potrà inviarti il contratto da firmare senza rischiare che la comunicazione possa essere intercettata da terzi.

2) Richiedi i documenti di riconoscimento della controparte

Prima di concludere un contratto a distanza è preferibile richiedere i documenti di riconoscimento della controparte.

Questa richiesta è perfettamente legittima e non deve essere considerata strana o invadente.

Grazie ai documenti di riconoscimento della controparte (documento di identità o visura camerale) potrai accertare in modo accurato l’identità del contraente.

I documenti potranno essere condivisi via email o tramite posta elettronica certificata.

Per evitare rischi, anche in questo caso ti consiglio di inviare i documenti tramite VPN.

In questo modo potrai proteggere la trasmissione dei documenti e mantenere riservate le informazioni sensibili scambiate con la controparte.

3) Stampa la copia del contratto e inserisci la firma a mano

Per concludere il contratto a distanza in modo ufficiale è necessario stampare il documento e successivamente firmarlo.

Questo passaggio garantisce la validità giuridica dell’accordo stipulato, confermando l’accettazione delle clausole e delle condizioni pattuite.

In genere è preferibile inserire la firma sul contratto su ogni pagina e non soltanto nella parte finale del documento.

È molto importante che le clausole che limitano le garanzie per il contraente siano specificamente approvate per iscritto, apponendo un’ulteriore firma, così come previsto dalla legge (art. 1341 codice civile, 2° comma).

In particolare le clausole che vanno approvate tassativamente per iscritto (con un’altra sottoscrizione) sono le seguenti:

1) clausola che prevede delle limitazioni di responsabilità;

2) clausola che prevede la facoltà di recedere dal contratto o di sospenderne l’esecuzione;

3) clausola che prevede a carico dell’altro contraente decadenze;

4) clausola che prevede delle limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni;

5) clausola che prevede delle restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti coi terzi;

6) clausola che prevede la tacita proroga o la rinnovazione del contratto;

7) clausola compromissoria o clausola che prevede una deroga alla competenza dell’autorità giudiziaria.

4) Spedisci il contratto firmato con posta assicurata 

Per concludere il contratto a distanza in maniera sicura ed efficace, è fondamentale inviare il contratto firmato tramite posta assicurata.

Questo metodo garantisce che il documento arrivi al destinatario senza subire danni e che venga consegnato nella maniera più rapida possibile.

Nel plico ti suggerisco di inserire una lettera di accompagnamento in cui descrivi il contenuto della spedizione.

Il contratto dovrà essere spedito presso la sede legale della società con cui stai concludendo l’accordo.

E’ importante comunicare espressamente che il tuo scopo è quello di consegnare la copia originale del contratto firmato.

Ti conviene inviare il documento con raccomandata (con avviso di ricevimento) assicurata per garantire ulteriormente la spedizione.

In questo modo sari sicuro che in caso di smarrimento l’ufficio postale ti verserà un premio assicurativo.

5) Richiedi una copia del contratto firmato dalla controparte

Per concludere la stipula del contratto a distanza ti consiglio di richiedere una copia cartacea del documento firmato dalla controparte.

Questo passaggio è fondamentale per dimostrare l’esistenza di un accordo formale sulla transazione.

Se la controparte è una società di capitali presta molta attenzione a un aspetto importante.

La firma deve essere apposta dal rappresentante legale o da qualcuno che abbia il potere di firma (di quel determinato atto) in nome della società.

Per verificare l’identità del rappresentante legale dovrai esaminare la visura camerale della società depositata presso la Camera di Commercio.

Contratto a Distanza: il valore della firma nei contenziosi

Verificare se il contratto è stato firmato correttamente è molto importante per tutelare i tuoi diritti durante un contenzioso.

La firma dei contratti è un argomento spesso sottovalutato da molti freelance e professionisti.

La mancanza di una firma può rendere più difficile la risoluzione di controversie complesse.

Una volta che avrai ottenuto una copia cartacea del contratto, firmata dalla controparte, potrai garantire la tua posizione giuridica.

In questo modo non ci sarà una sola copia del contratto (che contiene la firma di entrambi i contraenti) ma ci saranno due copie firmate che rappresentano:

• la proposta del contratto (la copia firmata dalla controparte);
• l’accettazione del contratto (la copia firmata da te).

Grazie a questo sistema entrambi i contraenti avranno una copia materiale del contratto in cui è apposta la tua firma olografa originale.

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Contratto a Distanza: scambio di Lettere Commerciali

Lo “scambio di lettere commerciali” è uno dei metodi più utilizzati dalle imprese di grandi dimensioni per la conclusione di affari e rapporti di collaborazione.

Grazie a questo metodo i contraenti possono stipulare un contratto a distanza in fasi “asincrone” (e cioè in fasi che si svolgono in tempi differenti e non simultanei) senza essere fisicamente presenti al momento della firma.

Se hai intenzione di concludere un accordo con un soggetto che non si trova nella tua stessa sede o città, allora potrai utilizzare lo “scambio di lettere commerciali” per definire la collaborazione, rispettando le norme del codice civile.

Prima di spiegarti come si svolge questa procedura, è necessario definire alcuni concetti giuridici preliminari.

Accordo tra le parti

L’articolo 1325 del codice civile stabilisce che uno degli elementi fondamentali del contratto è l’accordo tra le parti.

In particolare l’accordo tra le parti rappresenta quel momento negoziale in cui due volontà convergono verso un medesimo obiettivo.

Pertanto, se il venditore vuole cedere il suo bene, e l’acquirente vuole acquistare il bene del venditore, allora le due volontà (di venditore e acquirente) si incontrano verso un obiettivo comune (la compravendita di un bene).

Infatti l’articolo 1326 del codice civile afferma che “Il contratto è concluso nel momento in cui chi ha fatto la proposta ha conoscenza dell’accettazione dell’altra parte”.

Secondo le norme del codice civile un rapporto contrattuale si conclude quando il Proponente (ovvero il soggetto che ha formulato la proposta) ha ricevuto un’accettazione dalla controparte.

Nelle transazioni commerciali, il Proponente è solitamente il soggetto che offre a un potenziale cliente il proprio bene o servizio.

L’accettazione della proposta

Inoltre lo stesso articolo 1326 del codice civile stabilisce che “L’accettazione deve giungere al proponente nel termine da lui stabilito o in quello ordinariamente necessario secondo la natura dell’affare o secondo gli usi”.

Pertanto per concludere correttamente un contratto a distanza, il soggetto che riceve la proposta contrattuale deve esprimere la sua accettazione entro il termine concordato tra le parti.

In molte transazioni, la cui conclusione avviene grazie alla presenza fisica dei due contraenti (come ad esempio nel contratto di compravendita di un immobile), la proposta e l’accettazione vengono manifestate quasi in via contestuale.

Tuttavia ci sono moltissime transazioni in cui la proposta e l’accettazione vengono manifestate in momenti separati, e pertanto il contratto si conclude dopo uno scarto temporale più lungo (per questo motivo si parla di conclusione del contratto in fasi “asincrone”).

Pertanto è possibile sfruttare la procedura di “scambio di lettere commerciali” per concludere un contratto a distanza in fasi temporali asincrone.

Tuttavia prima di raggiungere un accordo tramite lo scambio di lettere commerciali, ti consiglio di seguire queste semplici regole.

1) Adegua il testo del contratto

Prima di firmare un contratto a distanza con la procedura di scambio di lettere commerciali, ti consiglio di adeguare il testo introducendo una premessa che descrive le modalità di conclusione.

In particolare è necessario inserire nel documento, che sarà firmato tra le parti, un’intestazione (molto simile a quella presente nelle lettere commerciali) in cui sia indicato il mittente e il destinatario della comunicazione.

Dopo aver inserito l’intestazione, sarà possibile aggiungere il testo del contratto che definisce il rapporto che verrà instaurato tra i due contraenti.

2) Sottoscrivi il contratto in un modo riconosciuto dalla legge

Dopo aver adeguato il testo del contratto, assicurati di sottoscrivere il documento in uno dei modi riconosciuti dalla legge.

In particolare, se preferisci il metodo “classico”, stampa il documento su carta e apponi la tua firma alla fine del foglio (inserendo una sigla in ogni pagina).

Scansiona il contratto e ottieni un file “pdf” in “formato immagine” (tuttavia in questo caso è preferibile spedire il documento cartaceo alla controparte).

In alternativa, se preferisci un metodo più evoluto, trasforma il documento in “pdf nativo” o “pdf formato testo” (il pdf in cui si può selezionare il testo) e apponi la firma digitale tramite un sistema di autenticazione legale (es. “smart card” o “dispositivo otp”).

In seguito otterrai un documento in formato “p7m” che potrà essere letto attraverso i programmi di verifica di firma digitale (es. Aruba Sign, Dike, etc..).

3) Scambia i documenti tramite pec

In conclusione dopo aver firmato il contratto, allega il file in un messaggio pec che sarà indirizzato alla controparte.

Ti sconsiglio di utilizzare la mail ordinaria, in quanto non potrai provare l’avvenuta ricezione del messaggio.

Solo la pec ti consente di provare, con assoluta certezza, che la controparte ha ricevuto il documento che hai firmato.

Vantaggi dello scambio di lettere commerciali

La procedura di “scambio di lettere commerciali” è molto utile per concludere un contratto a distanza con un soggetto che non si trova nella tua stessa città.

Grazie a questa soluzione potrai raggiungere un accordo con la tua controparte, in modo sicuro e perfettamente legale, senza il rischio di contestazioni.

Questo è il sistema più utilizzato da alcune società internazionali per concludere dei contratti a distanza.

Anche nel settore legale si utilizza molte volte questa tecnica per transigere delle controversie giudiziali con società o persone che risiedono in città diverse.

Tuttavia, prima di utilizzare questa procedura, chiedi il supporto di un legale per evitare errori e rischi inutili.

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Contratto a Distanza: Firma Elettronica

La firma elettronica è un prezioso strumento per concludere contratti a distanza in modo rapido ed efficiente.

Grazie a questa tecnologia, il contraente può garantire la validità e l’autenticità di un accordo senza dover ricorrere alla tradizionale firma cartacea.

Questo metodo risulta particolarmente utile perché consente di risparmiare tempo e denaro, eliminando la necessità di spedire documenti fisici attraverso corrieri o servizi postali.

Inoltre, la firma elettronica garantisce una maggiore sicurezza nella gestione dei contratti, poiché ogni transazione viene archiviata in modo crittografato e protetta da accessi non autorizzati.

Utilizzare la firma elettronica per concludere contratti a distanza rappresenta una scelta intelligente.

In questo modo sarà possibile mantenere elevati standard di affidabilità nella gestione dei documenti legali.

Vediamo nel dettaglio alcuni aspetti operativi.

Le diverse tipologie di Firma Elettronica

Esistono diverse tipologie di firma elettronica, tra cui:

• la Firma Elettronica Semplice (FES);
• la Firma Elettronica Avanzata (FEA);
• la Firma Elettronica Qualificata (FEQ).

Nello specifico la Firma Elettronica Semplice (FES) è il tipo di firma elettronica più comune e utilizzata, ma allo stesso tempo è anche la più debole.

Infatti la FES prevede un collegamento tra dati ed è utilizzabile per diverse finalità (inclusa l’autenticazione), senza garantire con certezza l’identità del soggetto che appone la firma.

La Firma Elettronica Avanzata (FEA), invece, presenta una “forza” maggiore, poiché deve soddisfare dei requisiti tecnici più complessi.

In particolare la FEA richiede l’utilizzo di certificati qualificati emessi da Autorità di Certificazione accreditate che consentono una maggiore protezione legale in caso di disconoscimento di firma.

La Firma Elettronica Qualificata (FEQ) è equiparabile alla firma autografa disciplinata dal Codice Civile italiano e presenta numerosi vantaggi per la firma dei contratti a distanza.

Vediamo nel dettaglio alcune caratteristiche.

Firma Elettronica Qualificata (FEQ): caratteristiche e vantaggi

Il Regolamento Europeo eIDAS definisce la Firma Elettronica Qualificata (FEQ) come uno strumento avanzato che grazie un dispositivo esterno crea una firma elettronica basata su un certificato qualificato.

La Firma Elettronica Qualificata presenta le seguenti caratteristiche:

• il processo di autenticazione prevede l’utilizzo di un certificato qualificato rilasciato da un Ente Certificatore accreditato (Prestatore di Servizi Fiduciari);
• il livello tecnologico è chiaramente definito (e disciplinato in un testo normativo europeo);
• per identificare il firmatario è necessario utilizzare un dispositivo di firma affidabile come una Smart Card o un Token USB;
• consente una compatibilità tra sistemi diversi.

La Firma Elettronica Qualificata, o “firma elettronica forte”, è una firma avanzata che garantisce una connessione forte tra l’oggetto sottoscritto e la firma.

Ciò significa che i dati contenuti nel certificato del titolare sono fortemente protetti e collegati alla firma stessa.

Per questo scopo, la legge richiede che la firma sia apposta tramite un dispositivo (per la creazione di una firma elettronica qualificata) su cui il firmatario ha il controllo esclusivo.

In altre parole, solo il firmatario può utilizzare questo dispositivo per apporre la firma elettronica.

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Conclusione

Il contratto a distanza rappresenta uno strumento fondamentale nel contesto dell’economia digitale in cui viviamo.

Questo strumento offre maggiore flessibilità e comodità ai contraenti, permettendo loro di concludere accordi anche da remoto.

Tuttavia è fondamentale seguire degli accorgimenti specifici al fine di garantire la validità e l’affidabilità del contratto stesso.

Per questo motivo è importante concordare le modalità di stipula, per una corretta formazione del consenso tra i contraenti.

Solo seguendo queste linee guida sarà possibile sfruttare appieno i vantaggi offerti dal contratto a distanza ed evitare potenziali contenziosi giudiziari.

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