Contratto a distanza: come concluderlo senza essere presente per la firma

Contratto a distanza

Contratto a distanza:  Introduzione

Ti sei mai chiesto come fanno le grandi società internazionali a concludere un contratto a distanza?

In questo articolo ti spiegherò una procedura molto semplice che viene largamente utilizzata nel mondo degli affari.

Questo sistema permette di concludere dei contratti a distanza.

Con lo sviluppo della tecnologia e degli strumenti digitali puoi stipulare un contratto con persone o società che si trovano in città differenti.

Le nuove piattaforme di comunicazione permettono di collaborare in modo intelligente dal proprio ufficio.

Non sempre è necessario dover essere presente fisicamente presso la sede del cliente o del datore di lavoro.

Tuttavia, molti professionisti e società per formalizzare l’accordo, richiedono la presenza fisica del contraente al momento della firma.

Contratto a distanza: Definizione

Il contratto a distanza è un accordo stipulato tra due parti senza la necessità di incontrarsi fisicamente.

Questo tipo di contratto è solitamente concluso attraverso mezzi telematici, come ad esempio internet o telefono.

Grazie al contratto a distanza, le aziende possono raggiungere clienti in tutto il mondo con facilità e garantire una maggiore trasparenza nei processi negoziali.

Inoltre, questo strumento permette alle imprese di risparmiare tempo e costi logistici, aumentando così l’efficienza complessiva del business.

Contratto a distanza: Come è possibile firmarlo?

Quando si stipula un contratto a distanza la prima domanda che tutti si pongono è: come potrò firmarlo?

La firma del documento rappresenta uno dei passaggi cruciali e spesso suscita dubbi e perplessità nei contraenti.

In un mondo sempre più digitalizzato, dove le transazioni avvengono senza necessariamente incontrarsi di persona è essenziale trovare soluzioni innovative.

Infatti esistono dei metodi che garantiscano l’affidabilità e la sicurezza delle firme digitali.

La tecnologia offre oggi diverse opzioni per firmare documenti a distanza in modo rapido ed efficace.

Tali soluzioni permettono alle parti coinvolte di concludere accordi in maniera efficiente e sicura.

Contratto a distanza: Consigli pratici

Quando si stipula un contratto a distanza, è assolutamente legittimo avere dei dubbi riguardo alla sua validità e sicurezza.

Questo tipo di transazione comporta infatti una certa dose di incertezza, dato che non c’è un contatto diretto tra le parti coinvolte.

Tuttavia, seguendo alcuni consigli pratici è possibile garantire la propria tranquillità durante l’intero processo.

Con questi semplici accorgimenti sarà possibile affrontare la stipula di un contratto a distanza in modo più sereno e sicuro.

Fatti inviare la bozza del contratto via mail

Prima di procedere con la firma del contratto a distanza è utile ricevere una bozza per email.

Questo passaggio permetterà alle parti di valutare tutti i dettagli dell’accordo e di apportare eventuali modifiche  prima della conclusione finale.

Se temi che le comunicazioni via mail siano poco sicure, ti suggerisco di creare un collegamento tramite VPN.

La VPN (Virtual Private Network) è una rete di telecomunicazioni privata che permette agli utenti di scambiarsi informazioni.

In questo modo viene tutelata in modo efficace la riservatezza degli operatori.

Le reti VPN utilizzano connessioni crittografate che offrono  una protezione efficace contro la violazione dei dati sensibili.

Grazie ad una connessione protetta il tuo cliente potrà inviarti il contratto da firmare senza rischiare che la comunicazione possa essere intercettata da terzi.

Stampa la copia del contratto e apponi la firma olografa 

Per concludere il contratto a distanza in modo ufficiale è necessario stampare il documento e successivamente firmarlo.

Questo passaggio garantisce la validità giuridica dell’accordo stipulato, confermando l’accettazione delle clausole e delle condizioni pattuite

In genere è preferibile apporre la firma sul contratto su ogni pagina e non soltanto nella parte finale del documento.

E’ molto importante che le clausole che limitano le garanzie per il contraente siano specificamente approvate per iscritto, così come previsto dalla legge (art. 1341 codice civile, 2° comma).

Eccoti qualche esempio di clausole che vanno tassativamente approvate per iscritto:

1) le limitazioni di responsabilità;

2) la facoltà di recedere dal contratto o di sospenderne l’esecuzione;

3) le clausole che sanciscono a carico dell’altro contraente decadenze;

4) le limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni;

5) le restrizioni alla libertà contrattuale nei rapporti coi terzi;

6) la tacita proroga o la rinnovazione del contratto;

7) le clausole compromissorie o le deroghe alla competenza dell’autorità giudiziaria.

Spedisci il contratto firmato con raccomandata assicurata 

Per concludere il contratto a distanza in maniera sicura ed efficace, è fondamentale inviare il contratto firmato tramite posta assicurata.

Questo metodo garantisce che il documento arrivi al destinatario senza subire danni e che venga consegnato nella maniera più rapida possibile

Nel plico ti suggerisco di inserire una lettera di accompagnamento in cui descrivi il contenuto della spedizione.

Il contratto dovrà essere spedito presso la sede legale della società con cui stai concludendo l’accordo.

E’ importante comunicare espressamente che  il tuo scopo è quello di consegnare la copia originale del contratto firmato.

Ti conviene inviare il documento con posta assicurata, per garantire ulteriormente la spedizione.

In questo modo sari sicuro che in caso di smarrimento l’ufficio postale ti verserà un premio assicurativo.

Invia i documenti di riconoscimento per email

Per concludere un contratto a distanza, è spesso necessario inviare i documenti tramite email.

Questa pratica non deve essere considerata strana o invadente, bensì necessaria per accertare in modo accurato l’identità delle parti contraenti.

Tramite l’invio di documenti via email, è possibile accertare in modo adeguato l’identità dei contraenti.

Pertanto, è’ importante cooperare e fornire i documenti richiesti in modo tempestivo al fine di concludere il contratto a distanza.

Inoltre i documenti  dovranno essere inviati in modo sicuro e protetto.

Pertanto si consiglia sempre di utilizzare una rete VPN per aumentare ulteriormente la protezione delle informazioni sensibili trasmesse.

Fatti spedire la copia del contratto firmato dal tuo cliente

Affinché il contratto a distanza sia vincolante è necessario richiedere al cliente  l’invio della copia da lui firmata.

Questo passaggio è fondamentale per dimostrare l’esistenza di un accordo formale sulla transazione.

Se il tuo cliente è una società presta molta attenzione ad un aspetto importante.

La firma deve essere apposta da un rappresentante legale o da qualcuno che abbia il potere di firma (di quel determinato atto) in nome della società.

Per verificare l’identità del rappresentante legale ti basta richiedere una visura camerale della società presso la Camera di Commercio.

L’importanza della firma per recuperare un credito

Verificare se il contratto è stato firmato correttamente è molto importante per tutelare il tuo credito in fase giudiziale.

La firma dei contratti è un argomento spesso sottovalutato da molti freelance e professionisti.

La mancanza di una firma può rivelarsi un boomerang in caso di crediti insoluti.

Seguendo questa procedura il contratto si perfeziona ed è pienamente efficace tra le parti.

Non ci sarà una sola copia del contratto (che contiene la firma di entrambi i contraenti) ma ci saranno due copie firmate che rappresentano:

  • la proposta del contratto (la copia firmata dalla società/cliente);
  • l’accettazione del contratto (la copia firmata da te).

Questo è il sistema più utilizzato da alcune società internazionali per concludere dei contratti a distanza.

Anche nel settore legale si utilizza molte volte questa tecnica per transigere delle controversie giudiziali con società o persone che risiedono in città diverse.

Grazie a questo sistema la società o il tuo cliente ottiene la copia materiale del contratto in cui è apposta la tua firma olografa originale.

Se firmassi il contratto presso la sede della società il risultato sarebbe identico: ovvero la società avrebbe una copia firmata del tuo contratto.

Conclusione

Il contratto a distanza rappresenta uno strumento fondamentale nel contesto dell’economia digitale in cui viviamo.

Questo strumento offre maggiore flessibilità e comodità ai contraenti, permettendo loro di concludere accordi anche da remoto.

Tuttavia, è fondamentale seguire degli accorgimenti specifici al fine di garantire la validità e l’affidabilità del contratto stesso.

È pertanto indispensabile prestare attenzione alle modalità di stipula, alla corretta compilazione dei documenti necessari e all’informazione completa delle clausole contrattuali.

Solo seguendo queste linee guida sarà possibile sfruttare appieno i vantaggi offerti dal contratto a distanza e evitare potenziali dispute future.


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Contratto a distanza: come puoi concluderlo senza essere presente al momento della firma?

  1. Fatti inviare la bozza del contratto via mail;
  2. Stampa la copia del contratto e apponi la firma olografa nelle parti in cui è richiesta la sottoscrizione;
  3. Spedisci il contratto firmato con raccomandata assicurata presso la sede legale della società;
  4. Fatti spedire la copia del contratto firmato dal tuo cliente;
  5. Il contratto si è perfezionato.

Puoi leggere il riepilogo di questo articolo cliccando sull’infografica qui sotto

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Contratto a distanza: come concluderlo

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Tino Crisafulli ➜ avvocato e Founder di RecuperoLegale.it

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