Negoziazione assistita: cos’è e come sfruttarla nel recupero crediti

Introduzione

La negoziazione assistita rappresenta uno strumento giuridico efficace per la gestione e il recupero dei crediti commerciali.

Attraverso questa procedura, il creditore può raggiungere un accordo con il debitore per prevenire l’avvio di un contenzioso giudiziale.

Nei rapporti commerciali la negoziazione assistita può aiutarti a preservare le relazioni con i clienti oltre a ridurre significativamente i costi legali per il recupero degli insoluti.

Per avviare correttamente la procedura dovrai chiedere l’intervento di un avvocato e invitare la controparte con precise modalità previste dalla legge.

In questa guida ti spiegherò cos’è la negoziazione assistita e quali sono i vantaggi che puoi ottenere da questa procedura.

Inoltre ti fornirò dei consigli per raggiungere un accordo con il debitore e incrementare le probabilità di incasso.

In questo modo potrai risolvere tempestivamente i contrasti commerciali e migliorare la salute finanziaria della tua impresa.

Prima di proseguire voglio forniti alcune informazioni preliminari.

Cos’è la negoziazione assistita

La negoziazione assistita rappresenta uno strumento giuridico introdotto nel nostro ordinamento per gestire controversie civili e commerciali.

Attraverso questo istituto, le parti coinvolte in una controversia possono avvalersi del supporto tecnico di due avvocati per raggiungere un accordo condiviso.

Il legislatore italiano ha elaborato la negoziazione assistita con l’obiettivo di deflazionare il contenzioso giudiziario, offrendo un percorso alternativo più celere ed economico rispetto al tradizionale iter processuale.

I procuratori legali svolgono un ruolo determinante nel procedimento, per dare impulso alle trattative e predisporre il provvedimento finale che sarà sottoscritto dalle parti.

Tale meccanismo consente di risolvere controversie in ambito civile, commerciale e societario mediante un confronto assistito e regolato dalla legge.

Pertanto la negoziazione assistita si configura come un valido strumento di risoluzione stragiudiziale delle contese, che valorizza il dialogo e la composizione bonaria dei conflitti.

Fasi della negoziazione assistita

La negoziazione assistita è una procedura che si articola in più fasi progressive che si susseguono al fine di favorire la definizione di un conflitto tra due o più parti.

Nella fase iniziale, i soggetti coinvolti designano un proprio avvocato di fiducia per gestire il procedimento.

La fase preliminare si concretizza mediante una comunicazione ufficiale, inviata tramite raccomandata a/r o pec, con la quale l’avvocato sollecita la controparte a concludere una convenzione di negoziazione assistita.

La comunicazione deve altresì precisare che l’assenza di risposta o il diniego entro 30 giorni potrà essere considerato dal giudice nell’ambito della determinazione delle spese processuali.

In caso di accettazione dell’invito, le parti, con l’assistenza dei rispettivi legali, procedono alla sottoscrizione di una convenzione.

Tale accordo deve contenere l’indicazione dell’oggetto della controversia nonché la durata del procedimento negoziale, la quale può oscillare tra un periodo minimo di un mese e un massimo di tre mesi.

Qualora la negoziazione si concluda con esito positivo, le parti formalizzeranno l’intesa in un accordo contrattuale.

Tale atto assume valore di titolo esecutivo e può essere impiegato ai fini dell’iscrizione di ipoteca giudiziale.

I legali attestano l’autenticità delle sottoscrizioni apposte e verificano la conformità dell’accordo alle norme inderogabili di legge.

Negoziazione assistita e recupero crediti

La negoziazione assistita rappresenta uno strumento giuridico strategico per il recupero dei crediti commerciali.

Grazie a questa procedura è possibile raggiungere un accordo vantaggioso con la controparte rispetto ai tradizionali contenziosi giudiziali.

In particolare la negoziazione assistita rappresenta una scelta vantaggiosa quando il credito è contestato ma è supportato da solide prove documentali.

Grazie a questa procedura è possibile avviare una trattativa stragiudiziale con il debitore attraverso il filtro e l’intermediazione dei consulenti legali.

In questo modo è possibile ridurre significativamente i tempi e i costi di definizione del conflitto senza dover ricorrere all’autorità giudiziaria.

Inoltre la redazione di un accordo è un ulteriore vantaggio per il creditore in caso di inadempimento della controparte.

Infatti se il debitore non rispetta le obbligazioni contenute nell’accordo conclusivo, la parte danneggiata potrà avviare un’esecuzione forzata per il recupero coattivo del credito.

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La negoziazione assistita: quadro normativo

La negoziazione assistita è regolata dal Decreto Legge n. 132/2014, convertito con modificazioni nella Legge n. 162/2014.

L’articolo 2 (del summenzionato decreto) stabilisce l’obbligo per le parti di precisare il termine concordato dalle parti per l’espletamento della procedura.

Inoltre l’articolo 3 (del medesimo decreto) disciplina le controversie per le quali la negoziazione assistita è condizione di procedibilità, come le richieste di pagamento fino a 50.000 euro, escluse quelle in materia di lavoro.

La convenzione potrà prevedere la possibilità di:

• acquisire testimonianze da soggetti terzi in relazione a fatti pertinenti alla controversia;
• condurre la negoziazione mediante strumenti telematici;
• realizzare incontri attraverso collegamenti audiovisivi a distanza.

L’accordo raggiunto produce gli stessi effetti di una sentenza.

Infatti, ai sensi dell’articolo 5 del Decreto Legge n. 132/2014, il provvedimento diviene titolo esecutivo e può essere trascritto nei pubblici registri, dopo essere stato autenticato dagli avvocati.

Questo strumento riduce il contenzioso giudiziario e accelera la definizione delle controversie.

Definizione giuridica

La legge (articolo 2 del Decreto Legge n. 132/2014) definisce la negoziazione assistita come strumento di soluzione alternativa delle controversie.

Il testo normativo impone alle parti il dovere di cooperare in buona fede per definire una controversia e raggiungere una composizione amichevole.

In particolare il testo della norma sancisce l’obbligo per le parti di comunicare in maniera leale e trasparente, attraverso i rispettivi procuratori.

Infatti la presenza degli avvocati durante il procedimento garantisce il rispetto delle norme e lo scambio di osservazioni con toni professionali e collaborativi.

In questo modo è più semplice avviare un dialogo tra le parti e incrementare la probabilità di un accordo stragiudiziale.

Durante il procedimento ciascuna parte dovrà assumersi la responsabilità di individuare soluzioni condivise che possano facilitare la definizione della controversia in tempi rapidi.

Il quadro normativo impone alle parti l’obbligo di cooperare attivamente, rinunciando a comportamenti ostativi che potrebbero impedire il progresso delle trattative.

Ambito di applicazione

La legge (Decreto Legge n. 132/2014) definisce le materie in cui la negoziazione assistita diviene obbligatoria.

La norma dispone l’obbligo di ricorrere a questo strumento per la soluzione delle controversie che riguardano ambiti civili e commerciali.

Di conseguenza la negoziazione assistita può essere sfruttata nelle controversie in materia di diritti di credito e obbligazioni contrattuali.

Inoltre rientrano nell’ambito di applicazione:

• le controversie in materia di risarcimento danni derivanti da circolazione stradale;
• le richieste di pagamento di somme (a qualsiasi titolo vantate) non eccedenti l’importo di 50.000 euro.

La negoziazione assistita può essere sfruttata per definire i contenziosi in ambito familiare e nei rapporti tra coniugi.

Allo stesso modo la procedura può essere applicata anche nei casi di richieste risarcitorie conseguenti a responsabilità medica e professionale.

Differenze tra negoziazione assistita e mediazione

La negoziazione assistita e la mediazione civile rappresentano strumenti alternativi alla causa giudiziale, con differenze sostanziali nel metodo e negli effetti.

Nella negoziazione assistita, le parti coinvolte tentano di risolvere la controversia attraverso accordi diretti, supportati esclusivamente dai propri avvocati.

Non è prevista la figura del mediatore: i legali redigono una proposta congiunta, che diventa esecutiva se accettata da entrambe le parti.

Il procedimento è disciplinato dall’articolo 6 del Decreto Legge n. 132/2014 e può concludersi rapidamente, senza formalità procedurali vincolanti.

La mediazione civile richiede, invece, l’intervento di un soggetto terzo imparziale, denominato “mediatore”, accreditato presso appositi organismi, il quale facilita il dialogo tra le parti.

A differenza della negoziazione assistita, il mediatore propone soluzioni attraverso una procedura snella ma codificata per orientare la discussione verso compromessi condivisi.

L’atto conclusivo della mediazione, sottoscritto dalle parti e dal mediatore, possiede efficacia di titolo esecutivo (ai sensi di quanto previsto dall’articolo 12 del Decreto Legislativo n. 28/2010).

Da un lato la negoziazione assistita privilegia l’autonomia decisionale delle parti coadiuvate dai professionisti di fiducia.

Al contrario la mediazione si fonda sulla strutturazione di un confronto guidato da un mediatore che ricopre un ruolo imparziale, che può essere assimilato al ruolo di un giudice durante una causa giudiziale.

La scelta tra i due istituti dipende dalla complessità della controversia e da una valutazione di opportunità in merito al coinvolgimento di una figura terza abilitata a mediare.

Tuttavia entrambi gli strumenti condividono l’obiettivo di ridurre i tempi e i costi del contenzioso tradizionale.

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Perché scegliere la negoziazione assistita

La negoziazione assistita rappresenta una soluzione efficace per definire le controversie legate alla gestione dei crediti (in particolare i crediti commerciali).

Infatti, a differenza della causa giudiziaria, questa procedura consente alle parti di definire la controversia grazie al patrocinio dei propri legali di fiducia.

In particolare il debitore può negoziare condizioni di pagamento più flessibili, evitando l’incertezza e i tempi dilatati di un processo.

L’iter risulta semplificato poiché non richiede l’intervento di un mediatore esterno, semplificando gli adempimenti burocratici per i partecipanti.

Le parti mantengono il controllo totale della trattativa, adattando le clausole alle esigenze concrete senza vincoli procedurali rigidi.

Un vantaggio decisivo risiede nell’efficacia immediata dell’accordo: una volta sottoscritto, il documento assume valore di titolo esecutivo.

Inoltre questo strumento riduce gli oneri legati alla mediazione civile o al giudizio ordinario, preservando al contempo i rapporti commerciali.

Infine la riservatezza del procedimento tutela la reputazione delle parti e favorisce il mantenimento di relazioni professionali.

Adesso vediamo nel dettagli i benefici principali per il creditore.

Tempi più brevi

La negoziazione assistita presenta tempistiche flessibili, condizionate dalla natura della controversia e dalla collaborazione tra le parti.

Il procedimento si sviluppa solitamente in un arco compreso tra trenta e novanta giorni.

Tuttavia alcuni casi particolarmente complessi possono richiedere periodi più estesi di trattative.

La fase preliminare implica l’esame della documentazione legale, con tempistiche variabili in base alla completezza degli atti forniti dai contraenti.

In seguito le parti potranno avviare la fase di negoziazione per trovare un accordo sulle tematiche per cui è sorta la controversia.

Un fattore determinante è la velocità di comunicazione tra gli avvocati, incaricati di mediare posizioni spesso divergenti.

Gli incontri tecnici e lo scambio di proposte richiedono mediamente due o tre settimane, a meno di ostacoli imprevisti.

L’eventuale necessità di richiedere perizie o acquisire pareri supplementari potrebbe incidere sensibilmente sulla durata complessiva del procedimento.

Rispetto al contenzioso tradizionale, la negoziazione assistita riduce i tempi grazie all’assenza di formalità giudiziarie.

Per ottimizzare i risultati, ti consiglio di programmare con il tuo legale un calendario operativo per definire la durata di ogni fase intermedia.

Costi ridotti

La negoziazione assistita comporta oneri economici variabili, determinati principalmente dalla complessità della controversia e dal compenso professionale da riconoscere al legale incaricato.

Di solito i costi comprendono tre elementi:

• il parere preliminare;
• la redazione di documenti;
• le spese amministrative.

In particolare il parere preliminare richiede un’analisi giuridica approfondita, con tariffe orarie o forfettarie stabilite in base alla competenza specifica dell’avvocato.

La redazione di documenti (invito e accordo conclusivo) incrementa i compensi del legale, poiché il professionista dovrà adoperarsi per redigere i documenti necessari per il procedimento oltre all’accordo con cui le parti potranno definire la controversia.

Infine le spese amministrative includono gli eventuali diritti di segreteria e i costi di notifica, generalmente fissati in misura predeterminata in base agli adempimenti da eseguire.

Ti consiglio di definire in anticipo gli onorari con il legale che ti seguirà nel corso della negoziazione, al fine di evitare contestazioni e incomprensioni successive.

Pur essendo meno onerosa di un giudizio ordinario, la negoziazione assistita richiede comunque un investimento proporzionato agli obiettivi perseguiti.

Tuttavia, attraverso un’accurata pianificazione finanziaria, potrai ridurre i costi e sfruttare questo strumento strategico per risolvere una controversia.

Maggiore riservatezza

La negoziazione assistita garantisce un elevato grado di riservatezza che consente di proteggere i dati sensibili e le trattative tra le parti.

La legge e il codice deontologico forense impongono agli avvocati coinvolti di osservare l’obbligo di segretezza su contenuti e documenti, con sanzioni disciplinari in caso di violazione.

Infatti le informazioni emerse durante il procedimento non acquisiscono carattere pubblico e sono conosciute unicamente dai partecipanti e dai rispettivi legali.

In particolare le dichiarazioni rese dalle parti non possono essere prodotte come prova in tribunale, a meno di consenso reciproco (ai sensi quanto previsto dall’articolo 9 del Decreto Legge n. 132/2014).

Per rafforzare la protezione, ti consiglio di inserire clausole specifiche nell’accordo preliminare, definendo i limiti alla circolazione delle informazioni.

Grazie a queste regole, le parti possono svolgere le trattative in modo riservato, eliminando il pericolo di divulgazione di informazioni e prevenendo possibili danni reputazionali.

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Il procedimento di negoziazione assistita nel recupero crediti

La negoziazione assistita finalizzata al recupero di un credito insoluto richiede alcune attività preliminari.

In via preliminare il creditore raccogliere i documenti su cui si fonda il diritto, affinché il legale incaricato possa verificare degli elementi probatori a sostegno della pretesa.

Successivamente sarà necessario notificare al debitore un invito formale alla negoziazione al fine di avviare il procedimento.

Le parti hanno periodo di tempo limitato (non inferiore a un mese e non superiore a tre mesi) dalla notifica per raggiungere un accordo.

La durata della negoziazione può essere prorogata di ulteriori 30 giorni con mutuo consenso dei partecipanti (ai sensi di quanto prevede l’articolo 2, comma 2, del Decreto Legge n. 132/2014).

In seguito, in caso di adesione del debitore, si procede alla stipula di un accordo scritto con efficacia esecutiva, equiparabile a un titolo giudiziale.

Vediamo nel dettaglio alcuni consigli utili per definire la controversia con il debitore.

Cosa inserire nell’invito alla negoziazione

L’invito alla negoziazione assistita richiede alcune integrazioni per massimizzare l’efficacia di una strategia di recupero crediti.

In primo luogo, occorre specificare in modo inequivocabile l’ammontare del credito, indicando la fonte contrattuale o legale che ne giustifica l’esistenza.

Per questo motivo è necessario raccogliere tutta la documentazione (contratto, fatture, comunicazioni tra le parti) per rafforzare la posizione creditoria e ridurre possibili contestazioni.

Il testo dell’invito può includere una quantificazione anticipata dei tempi di durata delle trattative.

In base alla strategia negoziale, potrebbe essere vantaggioso fissare scadenze intermedie per esercitare una pressione temporale sulla controparte.

La forma dell’invito deve rispettare i requisiti previsti dalla legge, menzionando la volontà di avvalersi del procedimento.

Un errore frequente consiste nell’omissione dei termini perentori per la risposta, elemento che può compromettere l’iter.

Infine ti consiglio di inserire clausole di confidenzialità per protegge i dati sensibili e prevenire la diffusione di documenti di natura riservata.

Esiti possibili: accordo, mancato accordo o inadempimento

La negoziazione assistita può condurre a tre esiti principali, ciascuno con implicazioni giuridiche distinte.

L’ipotesi più favorevole prevede la sottoscrizione di un accordo vincolante, redatto in forma scritta e sottoposto a controllo di legittimità da parte degli avvocati delle parti.

Tale intesa assume efficacia esecutiva immediata, equiparandosi a un titolo esecutivo senza necessità di omologazione giudiziale.

In caso di mancato accordo, le parti possono avviare una causa giudiziale al fine di avviare un contradditorio e far valere le proprie pretese giuridiche.

In particolare l’insuccesso nelle trattative non preclude ulteriori tentativi di transazione, purché sussistano nuovi elementi negoziali che possano favorire la definizione della controversia.

Un terzo scenario riguarda l’inadempimento successivo alla stipula dell’accordo, ipotesi che attiva gli strumenti coercitivi previsti dal codice di procedura civile.

Infatti la parte lesa può richiedere l’esecuzione forzata direttamente al giudice competente, producendo l’accordo raggiunto durante la negoziazione assistita.

Strategie per evitare il fallimento della negoziazione

La negoziazione assistita richiede un elevato grado di competenza per scongiurare esiti negativi.

In via preliminare ti consiglio di definire gli obiettivi di incasso prima di avviare le trattative con la controparte.

In questo modo potrai circoscrivere il campo d’azione, ipotizzando il possibile esito della controversia e riducendo il rischio di divergenze improduttive.

Un errore frequente consiste nell’adottare posizioni rigide, trascurando soluzioni transattive che soddisfino entrambe le parti.

L’ascolto attivo delle argomentazioni della controparte facilita l’individuazione di punti di contatto, al fine di convergere verso compromessi sostenibili.

In caso di comportamento ostile della controparte, ti consiglio di creare una pausa concordata, al fine di effettuare verifiche supplementari.

In questo modo potrai stemperare la tensione e prevenire decisioni affrettate che possono determinare il fallimento delle trattative.

Inoltre ti consiglio di definire con priorità gli aspetti su cui c’è immediata convergenza e posticipare gli aspetti critici dopo aver costruito una base di consenso.

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Conclusione

La negoziazione assistita offre vantaggi strategici nella definizione delle controversie commerciali, in particolare per il recupero di crediti insoluti.

Le trattative condotte in questa procedura possono aumentare la probabilità di incasso, grazie al filtro di soggetti terzi che non sono coinvolti emotivamente nel contenzioso.

In questo modo le parti possono preservare i rapporti commerciali potenzialmente proficui, evitando l’antagonismo tipico delle aule giudiziarie.

La negoziazione assistita produce effetti giuridici immediati e riduce i costi legali per il creditore.

Infatti l’accordo sottoscritto dalle parti costituisce titolo esecutivo, eliminando il rischio di lunghe e dispendiose controversie.

Per questo motivo ti consiglio di scegliere con attenzione il professionista con cui vorrai avviare il procedimento di negoziazione assistita.

Un legale specializzato in ADR (Alternative Dispute Resolution – Risoluzione alternativa delle controversie) può aiutarti a individuare soluzioni transattive che possono essere accettate dalla controparte.

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