Recupero crediti per freelance: gli errori più comuni da evitare

Recupero crediti per freelance: introduzione

Il recupero crediti per freelance rappresenta un problema molto diffuso tra i professionisti indipendenti.

Secondo le statistiche degli ultimi anni (pubblicate da Globe Newswire) il 74% dei freelance non riceve il pagamento del proprio compenso in tempo.

Inoltre il 72% dei professionisti indipendenti ha almeno una fattura insoluta, il cui incasso viene posticipato regolarmente per oltre due messi.

In una recente ricerca (condotta da Bonsai) è emerso che il 59% dei freelance è creditrice di somme rilevanti (che possono superare i 50.000 euro) per lavori già completati.

Infatti molti professionisti indipendenti lavorano su numerosi progetti senza valutare preventivamente l’affidabilità della controparte.

In questi casi è molto frequente stringere collaborazioni con clienti poco conosciuti che potrebbero rivelarsi insolventi.

Il mancato pagamento di un cliente può mettere in ginocchio l’attività di un freelance, soprattutto nei primi anni di lavoro.

Tuttavia esiste un modo per proteggere il proprio lavoro e prevenire una crisi economica.

Se sei un freelance e il cliente non ha saldato il tuo compenso, sei finito/a nel posto giusto.

In questa guida ti spiegherò come incassare il tuo credito insoluto e come prevenire il rischio di insolvenza.

Nell’articolo scoprirai i 5 errori più comuni che dovrai evitare prima di concludere un accordo di collaborazione con un nuovo cliente.

Prima di proseguire voglio spiegarti alcuni concetti fondamentali.

Freelance nel mercato globale

Il termine “freelance” deriva dalla fusione delle parole inglesi “free” e “lance” che significano letteralmente “lancia indipendente”.

Questo sostantivo veniva utilizzato per identificare i soldati mercenari che non erano legati a uno specifico esercito e che combattevano agli ordini di chi offriva denaro.

La parola “freelance” è ormai penetrata nella nostra lingua italiana e viene utilizzata per identificare i professionisti (specialmente quelli non iscritti in albi professionali) che lavorano in maniera indipendente senza aver sottoscritto un contratto di lavoro subordinato.

All’interno della categoria dei “freelance” esiste un piccolo insieme di professionisti indipendenti che viene identificato con il termine “nomadi digitali”.

I “nomadi digitali” sono quella specifica categoria di freelance che offre i propri servizi in modalità remota, con orari e modalità di lavoro flessibili che favoriscono viaggi e frequenti spostamenti.

Secondo le ultime statistiche (pubblicate sul sito Webside Planet) ci sono circa 1,1 miliardi di lavoratori freelance attivi in tutto il pianeta.

L’Italia si troverebbe in una delle prime posizioni in Europa per numero di freelance, con oltre 4,3 milioni di persone che hanno scelto questa modalità lavorativa.

In una platea di freelance così vasta il rischio di insolvenza può essere molto elevato senza l’applicazione di misure preventive.

Recupero crediti per freelance: problemi frequenti

In via generale il recupero crediti è il complesso delle attività stragiudiziali e giudiziali che consente a un creditore di ottenere il pagamento da parte del debitore.

Nello specifico il recupero crediti stragiudiziale consiste nello svolgimento di tutte quelle azioni finalizzate a recuperare un credito senza l’avvio di una causa giudiziale.

Uno dei problemi più frequenti per i freelance è quello di comprendere quali conseguenze e rischi può determinare il mancato pagamento di un cliente.

Infatti la presenza di un credito insoluto può determinare il verificarsi di una crisi economica sotto molteplici fattori.

Innanzitutto il mancato pagamento di un lavoro già eseguito determina un mancato introito e una perdita di liquidità.

Tuttavia uno dei problemi più ignorati riguarda il tema della tassazione.

In particolare la presenza del credito insoluto determina un incremento della base imponibile, con conseguente accrescimento delle imposte.

Per questo motivo è necessario tutelare la propria posizione giuridica e fiscale agendo tempestivamente per impedire il propagarsi della crisi finanziaria.

Vediamo quali sono le principali attività da compiere.

Verifiche preliminari

In prima analisi ti consiglio di verificare l’entità del credito insoluto prima di programmare i successivi step.

Infatti, per una corretta gestione dei crediti insoluti, è necessario personalizzare la strategia di recupero in base al grado di deterioramento del credito.

Il nostro studio legale utilizza un metodo di classificazione delle insolvenze che prevede la misurazione di specifici parametri.

Soltanto dopo aver completato la verifica preliminare sul credito insoluto è possibile organizzare una strategia di incasso.

In seguito ti consiglio di:

• raccogliere tutta la documentazione in tuo possesso;
• descrivere in poche righe gli eventi che hanno preceduto l’insolvenza.

Queste informazioni possono rivelare dettagli molto preziosi per la successiva trattativa di recupero.

Analisi costi – benefici

In secondo luogo ti consiglio di effettuare un’analisi “costi – benefici” per individuare la strategia più adatta al tuo caso.

Per soddisfare le tue aspettative di incasso ti consiglio di richiedere supporto legale specializzato.

Infatti, sebbene il recupero crediti stragiudiziale sia la soluzione più efficace per incassare il tuo credito da freelance, devi sapere che esistono delle eccezioni.

In molti casi soltanto l’azione giudiziale potrebbe consentire di ricevere il pagamento dalla controparte.

Non esistono delle regole generali e immanenti.

Ogni posizione creditoria deve essere analizzata per verificare quale potrà essere la strategia di recupero più efficace.

Per questo motivo sarà necessario effettuare una previsione degli eventuali costi da sostenere in caso di contenzioso giudiziale.

In questo modo potrai misurare l’impatto economico che la controversia potrà avere sul tuo patrimonio.

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Recupero crediti per freelance: gli errori da evitare

La stabilità finanziaria di un freelance dipende spesso dalla puntualità dei pagamenti.

Senza un sistema efficace di prevenzione, i rischi di insolvenza aumentano e possono vanificare mesi di lavoro e impegno.

Solitamente un professionista indipendente non dispone delle stesse risorse impiegate nelle aziende più strutturate.

Infatti, in molti casi, un freelance non adotta un processo organizzativo che gli consente di verificare la solvibilità dei nuovi clienti.

Per questo motivo è utile applicare delle strategie preventive nella fase iniziale che precede l’avvio della collaborazione con il cliente.

Nei prossimi paragrafi ti spiegherò quali sono gli errori più frequenti da evitare prima di concludere un affare.

Iniziamo subito.

Recupero crediti per freelance: assenza di contratto

Il recupero crediti per freelance diventa più complesso quando manca un contratto sottoscritto dalla controparte.

Molti professionisti autonomi commettono l’errore di iniziare a lavorare sulla base di accordi verbali o scambi di email ordinarie.

Senza un contratto (inteso come documento cartaceo o digitale), il freelance può trovarsi in una posizione di debolezza in caso di mancato pagamento.

Infatti, la prova dell’esistenza del rapporto professionale, dei termini concordati e del valore delle prestazioni ricade interamente sul creditore.

In assenza di un documento formale (come il contratto), il freelance dovrà raccogliere e presentare prove alternative per dimostrare l’esistenza del suo diritto di credito.

In particolare il creditore dovrà produrre:

• email;
• messaggi scambiati via chat;
• bozze di documenti e/o progetti eseguiti durante il lavoro;
• testimonianze verbali di terzi;
• qualsiasi elemento che possa dimostrare l’esistenza di un accordo con la controparte.

Questo errore è certamente rimediabile e il tuo credito non è a rischio.

Tuttavia, l’assenza del contratto (inteso come documento cartaceo o digitale) potrebbe rendere più complessa la controversia.

Per questo motivo ogni volta che accetti un incarico, stipula un contratto con il cliente e chiedi la sua sottoscrizione.

Recupero crediti per freelance: conferimento incarico

Il recupero crediti per freelance può essere ostacolato se l’incarico non viene espressamente conferito con modalità scritte (email o pec).

Anche questo è un errore molto comune.

Spesso i freelance più giovani e inesperti accettano di eseguire la prestazione dopo una conversazione telefonica o un messaggio inviato tramite chat.

In particolare, affidarsi esclusivamente allo scambio di messaggi su WhatsApp per formalizzare un incarico, può rappresentare un rischio in caso di contestazioni sulla prestazione.

L’assenza di un documento scritto che conferma l’affidamento del lavoro può creare un vuoto probatorio difficile da colmare in caso di mancato pagamento.

Email e conversazioni in chat

Le email, infatti, costituiscono una prova documentale più solida, in quanto contengono data, mittente, destinatario e sequenza cronologica delle comunicazioni.

Secondo le ultime sentenze della Cassazione, anche i messaggi scambiati via chat (es. WhatsApp) possono essere utilizzati per provare l’esistenza di un diritto (come il diritto di credito).

Tuttavia la natura frammentaria delle conversazioni scambiate tramite le app di messaggistica istantanea rende molto complesso individuare l’effettivo conferimento dell’incarico e le condizioni generali della collaborazione.

In assenza di contratto, questi rischi permangono anche con un incarico affidato tramite email, ma solitamente le sequenze “a cascata” della posta elettronica consentono una migliore indagine in ordine alla conversazione tra le parti.

Questi elementi possono risultare decisivi per ottenere un decreto ingiuntivo o per supportare le proprie ragioni durante la trattativa stragiudiziale.

Per questo motivo se non vuoi puoi firmare un contratto con il cliente (scelta consigliata) chiedi almeno al cliente di conferire l’incarico tramite una pec (o in ultima ipotesi tramite una email).

Recupero crediti per freelance: accordo sul compenso

Il recupero crediti per freelance può diventare più complicato se il compenso viene negoziato tramite strumenti diversi dal contratto (conversazioni verbali o messaggi via chat).

Questa modalità di accordo, spesso preferita perché più comoda, veloce e meno burocratica, può successivamente ostacolare il recupero di un credito insoluto.

Quando un freelance concorda un compenso senza una base documentale (contratto, comunicazione pec o email) è più difficile tenere traccia del consenso espresso dalla controparte.

Le applicazioni di messaggistica istantanea, sebbene consentano l’esportazione delle conversazioni intercorse con un contatto, mostrano criticità sostanziali.

Infatti le comunicazioni scambiate via chat sono spesso frammentarie e intervallate da risposte della controparte che impediscono una corretta comprensione delle intenzioni delle parti.

Alcune frasi possono risultare ambigue o incomplete e possono essere facilmente contestate dalla controparte.

Conversazioni telefoniche

Analogamente alcuni professionisti si accordano sul prezzo di un servizio tramite colloquio telefonico.

Tuttavia questa scelta è errata poiché in caso di credito insoluto sarà più difficile dimostrare a quanto ammonta il compenso.

Dopo una conversazione telefonica o uno scambio di messaggi via chat, in cui si discutono i termini economici, ti consiglio di firmare un contratto.

In alternativa puoi formalizzare l’accordo sul compenso con una comunicazione via pec in cui fornisci un riepilogo del compenso.

In ultima ipotesi puoi scegliere la comunicazione via email, ma tale soluzione è meno protettiva rispetto alla firma di un contratto o l’invio di pec.

Nel testo dell’email ti consiglio di specificare il corrispettivo concordato e di richiedere alla controparte di confermare in via scritta l’accettazione della proposta.

Mancata descrizione delle modalità di esecuzione del lavoro

Il recupero crediti per freelance può diventare problematico quando manca una definizione scritta delle modalità di esecuzione del lavoro.

L’assenza di informazioni scritte sul lavoro da svolgere crea un terreno fertile per contestazioni da parte del cliente.

Senza parametri chiari, il debitore può facilmente obiettare sulla qualità, completezza o conformità del lavoro rispetto alle aspettative.

Quando il cliente commissiona un lavoro, ti consiglio di concordare in modo preciso come dovrà essere eseguita la prestazione.

Ti fornisco un esempio concreto.

Se realizzi un servizio digitale, predisponi un documento in cui descrivi le caratteristiche del progetto e dell’output finale.

In particolare, per evitare obiezioni, ti consiglio di esplicitare:

• le fasi progressive di svolgimento del lavoro (indicando chi sarà il soggetto che si dovrà occupare di un determinato compito);
• le specifiche tecniche del risultato che sarà consegnato;
• i criteri di accettazione del risultato (ovvero quando il lavoro si considera completato);
• i tempi di consegna (se non sono previste azioni di replica e/o interazione del committente).

Questo livello di dettaglio riduce drasticamente il margine di contestazioni e fornisce una base solida in caso di necessità di recupero.

Recupero crediti per freelance: emissione immediata della fattura 

Il recupero crediti per freelance ha come base documentale una o più fatture insolute emesse al termine del lavoro.

L’emissione immediata delle fatture, sebbene sia un’attività corretta dal punto di vista amministrativo, può trasformarsi in un problema fiscale significativo in caso di mancato pagamento.

Quando un freelance emette fattura, indipendentemente dall’incasso effettivo, è tenuto a versare le imposte sul reddito relative all’importo fatturato.

Questo significa che, in caso di insolvenza del cliente, il professionista dovrà pagare delle tasse su compensi mai ricevuti.

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