Contratto con il cliente: la guida completa per non commettere errori
Scopri come preparare un contratto con il cliente in modo corretto rispettando tutto quello che prevede la legge
Preparare il contratto con il cliente è una delle attività più importati per proteggere il tuo credito e per scongiurare il rischio di un mancato pagamento.
Non tutti gli imprenditori hanno l’abitudine di stipulare un contratto con il cliente prima di svolgere il lavoro.
Tuttavia è sempre consigliato predisporre un documento scritto con la tua controparte per definire le modalità di lavoro e stabilire i termini essenziali dell’accordo.
La presenza di un contratto sottoscritto dal debitore ti permetterà di avere un grosso vantaggio nel caso in cui dovesse sorgere una controversia.
Nel caso di contestazione della tua prestazione la presenza del contratto potrebbe smontare tutte le eccezioni della controparte e potrebbe velocizzare il pagamento del tuo lavoro.
Nell’ambito della prevenzione dei crediti insoluti, predisporre il contratto con il cliente in modo corretto è una delle attività più importanti.
Ma come è possibile predisporre un contratto senza commettere errori?
Non tutti i professionisti sono abbastanza preparati per scrivere un contratto con il cliente in modo corretto.
Bisogna conoscere le principali norme del codice civile e sapere introdurre (nelle parti giuste) delle clausole contrattuali che possano tutelare maggiormente il tuo lavoro.
Se hai bisogno di una guida che ti indichi come preparare un contratto con il cliente questo articolo può aiutarti.
Ti indicherò quali sono le parti più importanti che non devono mancare nel tuo contratto e ti fornirò alcuni consigli utili per migliorare l’efficacia dei documenti che abitualmente fai firmare ai clienti.
Contratto: gli elementi essenziali previsti dalla legge
L’art. 1325 del codice civile indica gli elementi essenziali che devono essere presenti in un contratto:
- l’accordo delle parti;
- la causa;
- l’oggetto;
- la forma.
Analizziamoli uno per uno.
L’accordo delle parti
Quando stipuli un contratto con il cliente è necessario che il documento che firmerai dimostri che le due parti si sono accordate sul suo contenuto.
Il contratto si conclude quando chi ha fatto la proposta ha conoscenza dell’accettazione dell’altra parte (art. 1326 del codice civile).
Per spiegarci meglio: la proposta del contratto proviene dal professionista che deve vendere un bene o un servizio.
Pertanto se tu stai vendendo un prodotto o devi realizzare un servizio, sarai tu che formulerai la proposta al tuo cliente e sarai qualificato come “proponente”.
In cosa consiste la proposta?
La proposta consiste nella vendita del bene o del servizio ad un determinato prezzo.
Ti faccio un esempio pratico: se devi realizzare un sito web per un cliente, allora la proposta di contratto sarà quella in cui proponi la realizzazione del sito web per la somma di € 1.000.
Se il cliente accetta questa proposta allora il contratto si perfeziona.
La causa
Quando si parla di causa del contratto non si intende il motivo per cui si raggiunge un accordo con il cliente, ma si intende la cosidetta “funzione economica e sociale”.
Il tema della “causa del contratto” è uno dei più discussi dagli studiosi di diritto.
Non preoccuparti non ti annoierò elencandoti tutte le principali teorie e definizioni della causa del contratto (forse un articolo non basterebbe) ma mi limiterò a spiegarti in modo ancora più semplice il concetto.
La causa del contratto non è altro che la “ragione concreta dell’atto idonea a giustificare lo spostamento di beni e valori”.
In altre parole la causa di un contratto di vendita è lo scopo che attraverso questo mezzo si vuole perseguire: e cioè la vendita di un bene.
Mi rendo conto che è un concetto un po’ astratto, ma limitati a ricordarti una cosa importante.
Quando predisponi un contratto cerca di indicare in modo chiaro quale sarà lo scopo delle parti.
Il professionista vende un bene o eroga un servizio, ed il cliente pagherà del denaro.
Questa è la causa del contratto.
L’oggetto
L’oggetto del contratto deve essere inteso come il bene concreto in funzione del quale si sta svolgendo l’operazione economica del contratto.
In parole semplici: se stai vendendo un computer ad un cliente, l’oggetto del contratto sarà:
- il computer;
- il trasferimento della proprietà del computer al tuo cliente.
Questo vale anche per la vendita di un servizio: se stai realizzando un sito web per un cliente, l’oggetto del contratto sarà:
- la realizzazione del sito web;
- l’attribuzione della proprietà del sito web al tuo cliente.
Ricorda che l’oggetto del contratto deve essere: lecito, possibile, determinato.
La forma
Per forma del contratto si intende il modo in cui viene manifestata la volontà delle parti.
La legge italiana non impone dei vincoli assoluti sulla forma dei contratti; nel nostro ordimento giuridico esiste il principio di “libertà di forma”.
Solo in alcuni casi (come per la vendita di immobili) la legge richiede espressamente che il contratto sia redatto in forma scritta a pena di nullità dell’atto.
In parole più semplici: quando vuoi trasferire la proprietà di una casa ad un terzo, se il contratto di vendita non viene realizzato nella forma scritta allora sarà nullo.
La libertà di forma… cosa fare?
Il fatto che il nostro ordinamento consenta la libertà di forma non significa che non devi stare attento quando stipuli un contratto con il cliente.
Anche se la legge non richiede sempre la forma scritta, in ogni transazione che concludi ti consiglio di preparare un contratto scritto facendo apporre la firma alla tua controparte.
Dopo averti spiegato quali sono gli elementi fondamentali di un contratto, adesso ti spiegherò in modo pratico e senza nessun concetto teorico come devi strutturare il documento da far firmare al tuo cliente.
Disclaimer: questa è solo una guida indicativa e non può contenere tutte le variabili e tutte le regole da seguire quando stipulerai una transazione con il tuo cliente.
Ogni transazione è diversa e richiede una struttura contrattuale diversa.
Se devi stipulare un contratto con il cliente e hai alcuni dubbi non fidarti troppo di questa guida, ma rivolgiti ad un legale.
STRUTTURA DEL CONTRATTO
Contratto con il cliente: le parti più importanti
Parte 1: l’intestazione ed il nome dell’atto
In cima al documento inserisci l’intestazione del contratto (il tuo logo o la tua ragione sociale) e dopo inserisci il nome dell’atto cioè: “contratto di vendita” (se stai vendendo un bene), “contratto di consulenza” (se stai fornendo una consulenza).
Se non sai quale nome dare all’atto inserisci solo la scritta “contratto”.
Parte 2: la descrizione dei contraenti
Subito dopo l’intestazione ed il nome dell’atto inserisci il nome, il cognome e il codice fiscale delle parti coinvolte nel contratto e precisamente: tu (il professionista), ed il cliente.
Se il tuo cliente è una società accerta con precisione che la persona fisica che firmerà il contratto è munito dei poteri di firma e riveste la qualità di rappresentante legale.
Parte 3: l’oggetto del contratto
Dopo aver identificato le parti coinvolte nella transazione, dovrai inserire l’oggetto del contratto cioè il bene od il servizio che dovrai vendere al cliente.
Ti faccio un esempio concreto.
Se devi realizzare un sito web dovrai scrivere: “il sig. Tizio (inserisci il nome del professionista che realizzerà il sito) si impegna a realizzare un sito web in favore del sig. Caio (inserisci il nome del cliente)“.
Ricorda una cosa importante: quando stai vendendo un bene o un servizio descrivi in questa parte come deve essere eseguita la tua prestazione.
Esempio: “Il sito web dovrà essere realizzato con il software WordPress (o altro) e conterrà n. 7 pagine”.
Specifica chi scriverà i testi e chi sceglierà le immagini.
Insomma inserisci tutte le parti più importanti del progetto: non descrivere COME farai il sito, ma COSA farai nel sito.
Questa parte del contratto è molto importante e potrebbe evitare di far sorgere delle contestazioni in caso di mancato pagamento.
Clausole di responsabilità
In questa sezione (parte 3) possono essere inserire anche le clausole relative alla responsabilità delle due parti.
Il tema della responsabilità contrattuale è molto delicato e ti consiglio di prestare molta attenzione sull’inserimento di una clausola di questo tipo.
Su questo argomento non posso darti dei consigli troppo dettagliati.
Ogni professione prevede delle responsabilità differenti e pertanto non posso suggerti un unico modo per gestire questa parte del contratto.
La strategia migliore è farti seguire da un legale che possa suggerirti come inserire la clausola rispettando le norme del codice civile.
Inoltre ti conviene comunicare a voce al tuo cliente che hai intenzione di inserire delle clausole di responsabilità nel contratto, in modo da “prepararlo” psicologicamente sul contenuto della clausola.
Molti clienti si spazientiscono quando, alla lettura del contratto, si accorgono della presenza di clausole di responsabilità che non erano state menzionate in precedenza.
Parte 4: il prezzo e le modalità di pagamento
Subito dopo l’oggetto del contratto, dovrai inserire il prezzo e le modalità di pagamento.
Il cliente si impegnerà a pagare la somma pattuita dopo che il lavoro sarà completato.
Inoltre ricordati di inserire le modalità di pagamento: inserisci il tuo codice IBAN nel contratto.
Ti consiglio di preferire sempre il pagamento tramite bonifico: evita i pagamenti con assegno o contanti.
Puoi accettare gli assegni solo se hai la certezza che il cliente abbia la provvista sul conto, o quando ti viene consegnato un “assegno circolare”.
L’assegno circolare è una vera e propria garanzia di incasso: ma non aspettare troppo tempo prima di versarlo sul tuo conto (il titolo ha una durata limitata di 8 giorni).
In tutti gli altri casi scegli il bonifico bancario.
Parte 5: consenso al trattamento dei dati personali
Dopo aver descritto il prezzo e le modalità di pagamento dovrai inserire una dichiarazione con cui il tuo cliente presta il consenso al trattamento dei dati personali.
Puoi utilizzare questa formula:
“Il sig. Tizio (inserisci il nome del cliente) dichiara, ai sensi e per gli effetti di cui al D. Lgs. n. 196/2003 e successive modificazioni ed integrazioni, ed ai sensi e per gli effetti del Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR), di essere stato informato che i dati personali verranno utilizzati per le finalità inerenti al presente contratto, e autorizza sin d’ora il rispettivo trattamento”.
Su questo tema ci sarebbe da parlare tantissimo (ci vorrebbe un altro articolo).
Non mi dilungo troppo ma ti ricordo che il contratto deve contenere una dichiarazione sottoscritta dal cliente che dimostri che tu lo hai informato su come verranno utilizzati i suoi dati personali.
In sostanza il cliente deve dichiarare di essere stato informato, e deve anche autorizzare il trattamento dei suoi dati.
Alcuni professionisti fanno firmare al cliente un documento separato (oltre al contratto) in cui spiegano in via scritta come saranno utilizzati i dati personali.
Dati sensibili
Se devi trattare anche i “dati sensibili” del cliente (come ad esempio: l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale) devi ottenere un’autorizzazione separata.
Ti basta integrare la formula che ti ho suggerito prima, aggiungendo anche il termine “dati sensibili”.
Se il tuo caso è un po’ complesso ti consiglio di rivolgerti ad un legale.
Parte 6: data e firme
Dopo il prezzo e le modalità di pagamento dovrai inserire la data del contratto e lo spazio per le firme.
E’ importante che il contratto con il cliente sia stampato e sia firmato su copia cartacea.
Esiste un modo per concludere un contratto senza essere presenti al momento della firma: per avere maggiori informazioni leggi questo articolo.
Un consiglio importante: chiedi al tuo cliente di firmare il contratto in ogni pagina.
Nei contratti che realizzo per i miei clienti creo una cella in ogni pagina, inserendo una dichiarazione di accettazione ed il nome di colui che deve firmare il documento.
Non è necessario che tu inserisca la cella, ma chiedi al tuo cliente di apporre una firma in ogni pagina.
Parte 7: clausole “speciali”
Se hai particolare timore di firmare la transazione e temi che il cliente non ti pagherà, hai la possibilità di inserire nel contratto alcune clausole speciali che possono tutelarti ulteriormente in caso di credito insoluto.
Per inserire queste clausole è necessario conoscere in modo approfondito il tipo di transazione da sottoscrivere, e pertanto non posso darti delle regole standard.
Nelle transazioni di alto importo io suggerisco sempre di inserire delle clausole “speciali” per tutelare il venditore/professionista.
Molte volte una firma in più su un documento cambia radicalmente le sorti di una causa giudiziale, e permette di recuperare più velocemente un credito.
Sei giunto al termine di questo articolo. Eccoti un breve riepilogo:
Contratto con il cliente: quali sono gli elementi essenziali previsti dalla legge?
- l’accordo delle parti;
- la causa;
- l’oggetto;
- la forma.
Quali sono le parti principali da inserire nel contratto?
- L’intestazione ed il nome dell’atto;
- La descrizione dei contraenti;
- L’oggetto del contratto;
- Il prezzo e le modalità di pagamento;
- Il consenso al trattamento dei dati personali;
- La data e le firme;
- Le clausole “speciali”.
Leggi il riepilogo cliccando sulla 1° infografica qui sotto
Contratto con il cliente: gli elementi essenziali
LA STRUTTURA DEL CONTRATTO
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Contratto con il cliente: la struttura
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