Come recuperare crediti per telefono: le fasi della trattativa
Come recuperare crediti per telefono: introduzione
Molti consulenti esterni e avvocati mi hanno spesso chiesto come recuperare crediti per telefono.
La trattativa telefonica è una delle attività di recupero più utilizzate nelle grandi società.
Grazie agli operatori di “phone collection” si cerca di raggiungere un accordo con il debitore per ottenere il pagamento di un credito insoluto.
Gestire una trattativa stragiudiziale telefonica non è un’attività semplice.
Per avere successo e raggiungere il risultato programmato è molto importante ideare una strategia che consenta di transigere il contenzioso in tempi celeri.
Come recuperare crediti per telefono: evoluzione storica
I nuovi strumenti tecnologici non sono stati ancora in grado di sostituire l’efficacia e l’immediatezza della telefonata.
Il telefono: uno strumento scoperto tanti anni fa ma che si rivela insostituibile nella nostra vita quotidiana e nelle attività imprenditoriali.
Grazie all’utilizzo dei telefoni fissi le primissime società di recupero crediti degli anni ’90 hanno costruito il loro successo.
Cambiano i tempi ma non i risultati: anche adesso le transazioni condotte per telefono producono risultati davvero soddisfacenti.
Se vuoi scoprire alcuni consigli utili per sfruttare la trattativa telefonica nel recupero crediti, ti consiglio di leggere questo articolo.
Come recuperare crediti per telefono: le 4 fasi
Il telefono è solo uno strumento e può rivelarsi inutile se non è usato con una strategia.
Se vuoi scoprire come recuperare crediti per telefono, è molto importante che tu conosca quali sono le 4 fasi di una trattativa stragiudiziale.
In questo articolo ti spiegherò come prepararti per una transazione telefonica, e ti suggerirò come organizzare la tua strategia di recupero per ottenere il pagamento nel più breve tempo possibile.
Fase 1: raccolta e analisi delle informazioni
Prima di avviare una trattativa telefonica è necessario (ovviamente) raccogliere i dati sul debitore.
Le principali informazioni che devi possedere sono:
- il nome e il cognome della controparte;
- il suo codice fiscale (se si tratta di una persona fisica) o la partita iva (se si tratta di una società);
- il suo indirizzo di residenza;
- il suo numero di telefono.
Non sempre i dati in possesso del creditore sono corretti.
Pertanto prima di avviare una trattativa telefonica devi verificare se il numero di telefono del debitore è attivo (anche grazie a dei servizi di indagine patrimoniale).
Fase 2: programmazione della strategia di recupero
Dopo aver raccolto tutte le informazioni sul debitore sarà necessario programmare una strategia di recupero.
Prima di avviare una trattativa telefonica, dovrai studiare le caratteristiche del debitore ed individuare i suoi “punti deboli”.
I “punti deboli” della controparte sono tutti i beni (mobili e immobili) e le fonti di reddito che possono essere sottoposte ad un pignoramento.
Per l’elaborazione di una strategia efficace ti consiglio di accertare:
- se il debitore è una dipendente pubblico;
- se il debitore è un pensionato;
- se il debitore è una società di capitali;
- se il debitore è una società in liquidazione.
Ti consiglio di analizzare, grazie all’aiuto di un consulente, tutte le caratteristiche della controparte per individuare il percorso più adatto per il tuo obiettivo.
Conoscendo in anticipo i punti deboli del debitore potrai dirigere la conversazione telefonica verso quei temi e così potrai creare le premesse per una buona transazione.
Il debitore afferma una circostanza non veritiera?
Grazie a una preventiva preparazione, puoi smentirlo nel corso della telefonata utilizzando quell’informazione a tuo vantaggio.
Più informazioni possiedi più sarà facile condurre la trattativa.
Fase 3: avvio della trattativa
Adesso che hai individuato i punti deboli della controparte, e dopo aver studiato un piano strategico, sei pronto ad avviare una trattativa.
Ho sempre pensato che l’avvio di una trattativa deve avvenire con uno strumento più solenne di una semplice telefonata.
Per questo motivo ti consiglio di richiedere il pagamento del tuo credito inviando una diffida al debitore.
Successivamente, dopo aver avuto conferma della ricezione, puoi telefonare alla controparte per avviare la trattativa.
All’inizio della conversazione ti consiglio di eseguire queste azioni:
- chiedi alla controparte una conferma esplicita della sua identità pronunciando il suo nome e cognome;
- comunica il motivo della telefonata solo alla parte interessata e solo se hai ricevuto conferma sull’identità dell’interlocutore (diversamente commetteresti una violazione della legge sulla privacy);
- qualificati con nome, cognome e titolo professionale, prima di iniziare a parlare.
Un piccolo trucco: se non riesci a parlare con il debitore lasciagli un messaggio cercando di incuriosirlo.
Questa frase funziona quasi sempre: “Può farmi richiamare dal sig. TIZIO (debitore) perché ho comunicazioni urgenti che lo riguardano”.
Se il tuo interlocutore chiede maggiori spiegazioni dovrai dire che non sei autorizzato a fornire ulteriori dettagli per motivi di privacy.
Ricorda che rivelare a terzi il motivo della chiamata (specie se si tratta di una situazione debitoria) ti può esporre a una responsabilità civile per violazione dell’obbligo di riservatezza.
Fase 4: chiusura e definizione della trattativa
Nel corso della trattativa telefonica prendi appunti e segna tutte le contestazioni che ti rivolgerà il debitore.
Molto spesso la controparte affermerà delle cose inesatte per evitare di pagare.
Devi sapere che poche persone sanno davvero mentire senza lasciare qualche indizio.
Mi è capitato molte volte di smascherare delle bugie proprio durante il corso della telefonata.
Chi usa una bugia, spesso lo fa sulla base di una reazione emotiva e senza un copione già pronto.
Questo significa che se il bugiardo ha un altro “sbalzo” emotivo sarà portato ad affermare una bugia più grossa che spesso smentisce la prima.
Se annoti le informazioni sospette, quando sentirai la seconda bugia potrai chiedere di spiegare l’incongruenza con la prima informazione.
Con questa tecnica sono riuscito a disinnescare moltissimi debitori bugiardi.
In questo modo farai capire al tuo interlocutore che non è il caso di raccontarti delle bugie, perché tu sei talmente abile da accorgertene.
Come recuperare crediti per telefono: caso studio
In questo caso studio scoprirai come comportarti durante una trattativa telefonica di recupero crediti.
Attraverso un caso reale, ti spiegherò quale strategia ho utilizzato durante una trattativa telefonica professionale per trasformare una situazione conflittuale in un’opportunità.
I nomi dei protagonisti e alcuni dettagli del racconto sono stati modificati per tutelare la riservatezza degli interessati e per rispettare gli obblighi previsti dal codice deontologico forense.
La storia di Pietro
Ricordo ancora quella mattina quando Pietro, CEO di una società tecnologica, varcò la soglia del mio studio.
Il suo volto tradiva una preoccupazione che avevo visto molte volte.
La società di Pietro, Fenice srl, vantava un credito insoluto di importo elevato, che non riusciva a incassare da mesi.
Questa situazione minacciava la saluta finanziaria dell’azienda.
Il debitore era una società di capitali, Trappola spa, specializzata nella distribuzione di software gestionali.
Dopo la consegna del prodotto Trappola spa aveva interrotto ogni comunicazione.
La preparazione
Iniziai con la fase più delicata: la raccolta meticolosa delle informazioni.
Verificai il numero di telefono della controparte tramite servizi di indagine patrimoniale.
Dopo l’esito degli accertamenti scoprii che la società debitrice non sembrava affatto in difficoltà economica.
Infatti la Trappola spa aveva recentemente acquisito un importante cliente (che aveva pubblicizzato sui social).
Ecco un punto debole da sfruttare nella trattativa.
La trattativa
Programmata la strategia, inviai una diffida formale tramite pec alla controparte.
Il primo contatto doveva essere solenne, non una semplice telefonata.
11 giorni dopo la ricezione dell’atto di messa in mora composi il numero di Trappola spa.
“Buongiorno, sono l’avvocato Crisafulli. Parlo con il dottor Rinaldi?” chiesi, per accertarmi dell’identità dell’interlocutore (rappresentante legale dell’impresa).
Ottenuta conferma dell’identità, esposi il motivo della chiamata con tono fermo ma professionale.
La controparte reagì immediatamente con una serie di contestazioni generiche:
- ritardi nella consegna;
- difetti del software;
- mancata assistenza tecnica.
L’incongruenza nella conversazione
Annotai tutto.
Tuttavia, durante il colloquio, notai un’incongruenza significativa.
Nella fase iniziale il dott. Rinaldi aveva affermato che il software non era mai stato installato.
In seguito, dopo uno scambio dialettico che aveva provocato un po’ di nervosismo, il dott. Rinaldi lamentò malfunzionamenti operativi del software.
Come si potevano denunciare difetti di un prodotto mai installato?
Colsi l’opportunità e replicai con tono perentorio.
“Dottor Rinaldi, mi permetta di evidenziare una discrepanza”.
“Lei sostiene che il software non è stato installato, eppure ha appena descritto dettagliatamente problemi operativi di funzionamento”.
“Quale delle due affermazioni corrisponde al vero?”
Il silenzio che seguì fu eloquente.
La bugia, costruita su un’emozione impulsiva, era crollata sotto il peso della sua stessa contraddizione.
La conclusione della trattativa
Sentendo vacillare la posizione della controparte, proposi una transazione.
Il pagamento poteva avvenire con un piano rateale di sei mesi, formalizzato mediante un accordo scritto.
Spiegai alla controparte che l’alternativa sarebbe stata un’azione giudiziale.
Tale situazione avrebbe potuto compromettere il benessere finanziario delle due imprese.
Il Dott. Rinaldi accettò.
Predisposi personalmente l’atto transattivo, che venne sottoscritto entro quarantotto ore.
Pietro era soddisfatto.
Dopo 6 mesi il credito era stato recuperato integralmente e le due imprese avevano riavviato la propria collaborazione.
Un risultato prezioso per entrambe le parti.
Conclusione
Quando il debitore si mostra favorevole a una transazione, devi formalizzare l’intesa attraverso un accordo scritto.
Infatti quando la trattativa si conclude con la firma di un documento legale, le probabilità di recupero aumentano notevolmente.
Le statistiche del nostro studio legale dimostrano che la sottoscrizione di un atto di transazione favorisce il recupero dei crediti commerciali.
Inoltre è molto importante che l’accordo con il debitore sia predisposto da uno studio legale specializzato in credit management e recupero crediti.
In questo modo, se il debitore non rispetterà il suo impegno, potrai utilizzare il documento sottoscritto per avviare una causa giudiziale.
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Autore
Avvocato • Legal Advisor | Founder di Recupero Legale.
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