Società di recupero crediti: come replicare un modello vincente

Società di recupero crediti: introduzione

Le società di recupero crediti sono strutture organizzative complesse che possono aiutarti a ottenere il pagamento delle fatture non pagate.

Per diversi anni ho collaborato con una grande azienda che forniva servizi di credit management e mi sono specializzato nella gestione dei crediti deteriorati.

In seguito, dopo aver fondato il nostro studio legale, mi sono dedicato all’analisi e alla progettazione di processi lavorativi prendendo spunto dalle società di recupero crediti più efficienti.

Sono convinto che ogni impresa di una certa dimensione (che possiede più di 10 dipendenti) dovrebbe applicare delle procedure di lavorazione standard (anche definite SOP) per ottimizzare la gestione dei crediti commerciali.

In questo articolo ti spiegherò come replicare il modello organizzativo delle società di recupero crediti, analizzando le risorse coinvolte, le abilità utilizzate e i servizi più efficaci.

Grazie a queste informazioni potrai migliorare la salute finanziaria della tua impresa e potrai replicare un modello vincente per gestire eventuali crisi economiche.

Ma prima di proseguire voglio fornirti alcune definizioni preliminari.

Società di recuperi crediti: definizione

Le società di recupero crediti sono aziende specializzate nella gestione e nel recupero di crediti insoluti.

L’obiettivo principale di queste imprese è quello di tutelare gli interessi dei creditori svolgendo tutte le attività necessarie per ottenere il pagamento dal debitore.

Negli ultimi anni le società di recupero crediti hanno fatto evolvere il loro modello operativo in risposta a cambiamenti significativi nel mercato creditizio.

Infatti sempre più operatori hanno concentrato la propria attenzione verso i portafogli di crediti bancari non performanti (NPL) e inadempienze probabili (UTP).

Questa trasformazione è stata causata da diversi fattori.

In primo luogo la recessione e la progressiva riduzione dei salari medi ha causato una grande mole di esposizioni debitorie (in relazione alla restituzione di finanziamenti bancari), difficilmente gestibili per un singolo creditore.

Le società di recupero crediti si sono così strutturate per gestire volumi sempre più elevati di pratiche, sviluppando tecnologie avanzate e approcci analitici sofisticati.

In questo modo è possibile segmentare adeguatamente i vari tipi di debito e personalizzare le strategie di recupero.

In secondo luogo, le banche sono state costrette a rispettare le nuove disposizioni legislative per smaltire i crediti deteriorati e ottimizzare i propri bilanci.

Inoltre, con l’espansione dell’industria fintech, queste società hanno iniziato a integrare soluzioni digitali innovative nei loro processi operativi.

In questo modo l’interazione con i debitori è divenuta più efficace, attraverso l’uso di strumenti multicanale e strumenti di risoluzione alternativa delle controversie.

Il portafoglio di crediti

Il portafoglio di crediti rappresenta una raccolta di crediti in sofferenza o scaduti, che sono stati affidati (o ceduti) a società di recupero crediti.

Questi raggruppamenti possono variare significativamente per dimensioni e composizione, spaziando da esposizioni debitorie individuali a insolvenze di piccole e medie imprese.

In particolare le società di recupero crediti adottano specifiche metodologie di classificazione dei mandati per migliorare la lavorazione.

I principali criteri di formazione del portafoglio sono:

• l’importo del credito (ticket);
• l’età del credito (aging) e il suo grado di deterioramento;
• la tipologia di debitore (persona fisica o persona giuridica) su cui grava l’obbligazione di pagamento.

I mandati vengono poi suddivisi in ulteriori categorie per segmentare la lavorazione e coinvolgere risorse differenti.

Attraverso questa classificazione, le società di recupero possono applicare le tecniche di recupero più idonee per raggiungere l’obiettivo strategico in minor tempo.

Società di recupero crediti e avvocati

Nello specifico le società di recupero crediti operano sia in ambito stragiudiziale, sia in ambito giudiziale, coinvolgendo diverse figure professionali.

In particolare il ruolo dell’avvocato è necessario per gestire le attività di negoziazione con la controparte e per avviare contenziosi giudiziali.

Inoltre, grazie all’attività dei legali, le società di recupero crediti possono analizzare i contratti da cui scaturisce il credito per valutare in modo corretto la posizione debitoria.

Infatti, prima di avviare eventuali azioni giudiziali, è necessario rispettare diversi tipi di norme giuridiche per tutelare gli interessi dei creditori.

Nelle fasi stragiudiziali gli avvocati forniscono assistenza nella redazione di lettere di diffida o accordi transattivi, per risolvere la controversia in modo rapido senza rivolgersi al tribunale.

Qualora i tentativi di recupero stragiudiziale dovessero risultare infruttuosi, le competenze legali diventano fondamentali per l’avvio delle procedure esecutive.

Per questo motivo le principali società di recupero crediti si avvalgono di una fitta rete di avvocati (interni o esterni alla propria organizzazione) per gestire le varie fasi del contenzioso.

Società di recupero crediti e principali risorse

Per l’erogazione dei propri servizi le società di recupero crediti si avvalgono di tre principali risorse:

• Phone Collector;
• Key Account Manager;
• Asset Manager.

Il Phone Collector è un operatore telefonico e applica strategie di negoziazione per avviare trattative telefoniche con i debitori.

Tale risorsa gestisce un segmento del portafoglio ed effettua contatti outbound (che comportano una chiamata in uscita) con le controparti, al fine di trovare un accordo stragiudiziale.

Il Key Account Manager è un funzionario amministrativo, incaricato di curare i rapporti con i clienti.

In particolare questa risorsa può predisporre report e relazioni per aggiornare i clienti (cd. mandanti) sui flussi di incasso dei vari portafogli.

L’Asset Manager, invece, è un consulente con competenze gestionali e manageriali che monitora l’andamento di specifici gruppi di pratiche.

In ambito giudiziale questa risorsa può monitorare l’andamento delle procedure esecutive immobiliari e stabilire le strategie processuali più efficaci per raggiungere gli obiettivi di incasso delle mandanti.

Accanto a queste figure vengono coinvolti ulteriori professionisti come:

• ingegneri gestionali (per ottimizzare i processi di lavorazione);
• consulenti nel ramo finanziario (per gestire la contabilità);
• impiegati amministrativi (per lo svolgimento delle singole attività operative).

In ogni caso più è grande la società, maggiori saranno le risorse coinvolte nello svolgimento delle attività lavorative.

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Società di recupero crediti: le abilità più richieste

Le società di recupero crediti  si avvalgono di figure professionali capaci di gestire ogni fase della negoziazione.

Per ottenere risultati nel credit management è richiesta una buona capacità di risoluzione delle controversie e una discreta abilità dialettica.

Nello specifico i professionisti coinvolti nelle trattative devono individuare lo stato emotivo della controparte, analizzando il tono di voce e le parole utilizzate durante la conversazione.

In questo modo sarà più semplice trovare un accordo conveniente che tuteli gli interessi contrapposti di creditore e debitore.

In particolare per la definizione stragiudiziale della controversia è necessario possedere alcune abilità fondamentali.

Vediamo nel dettaglio quali sono.

1) Capacità di problem solving

All’interno delle società di recupero crediti la capacità di problem solving è una delle competenze più richieste.

In quasi tutti i lavori è molto importante individuare i problemi e trovare una soluzione in tempi rapidi.

Il “problem solving” si definisce come la capacità di risolvere in modo rapido i problemi lavorativi che impediscono di raggiungere un obiettivo.

Se non si possiede tale abilità si corre il rischio di congestionare l’attività lavorativa quando si presentano specifiche criticità.

Nel recupero crediti è fondamentale individuare rapide risposte per rivolvere problemi complessi e incrementare le opportunità di profitto.

In particolare la capacità di “problem solving” permette di individuare le soluzioni migliori per orientare la negoziazione verso un accordo.

Grazie a questa abilità il processo di recupero diventa più rapido e i tempi di incasso si riducono notevolmente.

2) Gestione dello stress

L’attività di recupero crediti richiede un livello di concentrazione molto alto e una grande capacità di gestione dello stress.

Questo settore è caratterizzato da scadenze ravvicinate, obiettivi di performance elevati e interazioni emotivamente delicate con i debitori.

Gli operatori sono spesso sottoposti a un ritmo di lavoro intenso, con numerosi casi da gestire in tempi brevi.

Le scadenze per recuperare gli importi dovuti sono spesso stringenti e questo può aumentare la pressione psicologica.

In particolare il mancato pagamento di un debitore deve essere gestito in modo tempestivo e obbliga il professionista del recupero a elaborare velocemente una strategia alternativa di incasso.

Saper gestire lo stress aiuta a mantenere la motivazione e la resilienza, evitando di cadere nel burnout.

3) Uso di Microsoft Excel

Nelle società di recupero crediti è importante sapere usare il programma Microsof Excel.

Scommetto che anche tu lo usi per la tua azienda o per la tua professione (forse per la contabilità).

Per alcune attività il suo utilizzo è indispensabile: è molto utile avere una buona dimestichezza con Excel e con le sue principali funzioni di calcolo.

Nello specifico un avvocato può utilizzarlo per calcolare con esattezza l’importo da inserire nella diffida e nel precetto.

Alcuni consulenti utilizzano questo programma per monitorare lo stato di avanzamento delle pratiche in affido.

Nelle società di recupero crediti la maggior parte dei report viene predisposta tramite fogli di calcolo e griglie di testo.

Un corretto uso di questo software può aiutarti a monitorare i flussi di cassa, individuando rapidamente i crediti insoluti da recuperare.

4) Abilità nelle trattative stragiudiziali

Una delle competenze più apprezzate dalle società di recupero crediti è l’abilità nelle trattative stragiudiziali (negotiation skills).

L’obiettivo primario di ogni creditore è ottenere il pagamento della controparte senza l’instaurazione di una causa giudiziale.

Infatti, salvo qualche rara eccezione, la giustizia italiana non è molto veloce nella definizione dei contenziosi civili.

La trattativa stragiudiziale può garantire un risultato più rapido con minori spese.

Un consulente specializzato nella gestione dei crediti commerciali deve sviluppare la capacità di avviare trattative stragiudiziali con i clienti insolventi.

Al contrario promuovere una causa civile può essere la soluzione più dispendiosa e costosa.

La capacità di transigere i contenziosi è una qualità molto importante in qualsiasi realtà imprenditoriale.

5) Conoscenza del diritto dell’esecuzione

Nelle società di recupero crediti è molto importante conoscere il diritto dell’esecuzione.

Infatti molti consulenti, coinvolti nei processi operativi di recupero, devono sapere qual è il corretto iter giudiziale nel caso in cui la trattativa stragiudiziale si concluda con esito negativo.

Per questo motivo è fondamentale conoscere quali sono i principali atti processuali da sfruttare nel corso dell’attività giudiziale (ricorso per decreto ingiuntivo, precetto, pignoramento mobiliare, pignoramento presso terzi o pignoramento immobiliare).

Inoltre il codice della crisi di impresa e dell’insolvenza ha introdotto nuovi strumenti giuridici che tutte le aziende possono sfruttare per risolvere un problema finanziario.

Come potrai immaginare, il diritto è molto vasto ed è facile commettere errori procedurali che possono pregiudicare i diritti del creditore.

Per questo motivo le società di recupero crediti concludono rapporti di collaborazione con studi legali specializzati nel diritto dell’esecuzione civile.

Ricorda che non tutti i crediti potranno essere recuperati tramite un’attività stragiudiziale.

Solo chi conosce a fondo il diritto dell’esecuzione potrà suggerirti lo strumento processuale più efficace per ottenere il pagamento in tempi più rapidi.

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Processi di lavorazione: le SOP

Le SOP (“Standard Operating Procedures”) rappresentano un insieme di linee guida e istruzioni dettagliate che stabiliscono le modalità operative all’interno di un’organizzazione.

Per le società di recupero crediti, l’implementazione delle SOP è fondamentale per garantire un’adeguata organizzazione e una corretta distribuzione del carico di lavoro nelle operazioni quotidiane.

Questi protocolli consentono a ogni singola risorsa di seguire procedure sistematiche per la gestione dei crediti insoluti, completando frammenti di task (compiti) nel complesso ecosistema dei servizi offerti.

In questo modo tutte le attività operative (dalla fase iniziale di contatto alla fase di risoluzione della controversia) possono essere svolte in modo coordinato attraverso delle specifiche linee guida che facilitano il raggiungimento del risultato finale.

In particolare le società di recupero crediti possono sfruttare le SOP per standardizzare i processi di comunicazione con il debitore e assicurarsi che tutte le interazioni siano condotte nel rispetto delle normative vigenti.

Grazie alle SOP è possibile migliorare le percentuali di successo e velocizzare le attività dispendiose, sfruttando procedure seriali simili alle catene di montaggio nel settore industriale.

Inoltre, grazie alla segmentazione delle attività operative (contenute nelle SOP), le società di recupero crediti possono facilmente formare nuovi dipendenti e monitorare la performance complessiva del team.

In questo modo sarà più semplice identificare le aree da ottimizzare per minimizzare gli sforzi e migliorare i risultati economici.

Nello specifico esistono alcune SOP nel settore del credit management che puoi sfruttare per migliorare il rendimento della tua impresa.

Vediamo quali sono.

Legal Assessment

La legal assessment (valutazione legale) è un’analisi legale approfondita di un credito (in base a diversi parametri), che ha lo scopo di valutare la sua recuperabilità e individuare le strategie di recupero più efficaci.

Le società di recupero crediti svolgono questa attività come parte iniziale del loro processo operativo, poiché consente di identificare i rischi di contestazioni o i casi in cui sia difficile provare l’esistenza del credito.

Attraverso una legal assessment potrai raccogliere informazioni fondamentali riguardo alla solidità patrimoniale del debitore.

In questo modo potrai individuare l’esistenza di eventuali beni pignorabili che possano essere “aggrediti” in caso di credito insoluto.

Grazie a una valutazione legale preliminare potrai elaborare piani d’azione specifici che potranno aumentare le tue probabilità di incasso.

Due Diligence

La due diligence è un processo analitico e investigativo che viene utilizzato dalle società di recupero crediti per valutare la convenienza dell’acquisto di un portafoglio di crediti insoluti.

Attraverso un’attenta raccolta di informazioni (fornite dal cedente) è possibile analizzare la situazione economica dei debitore e prevedere le prospettive di recupero.

In particolare puoi sfruttare l’attività di due diligence per valutare la convenienza di una futura collaborazione e per identificare eventuali rischi di insolvenza.

In questo modo potrai segmentare i clienti in specifiche categorie e applicare strategie operative differenti in caso di controversie legali.

Infatti, attraverso l’analisi dei bilanci, delle passività e della storia creditizia della tua controparte, riuscirai a individuare possibili criticità e soggetti poco affidabili.

Allo stesso tempo le attività di due diligence ti permetteranno di personalizzare gli approcci comunicativi per mantenere solide relazioni commerciali.

Boarding

Il termine “boarding” (che in inglese significa letteralmente “imbarco” o “abbordaggio”) viene utilizzato per descrivere le attività che consentono di acquisire determinate conoscenze riguardo un bene, un servizio o una realtà organizzativa.

In particolare il processo di “onboarding” descrive la fase preliminare nella quale un nuovo dipendente apprende le procedure di lavorazione all’interno della società che lo ha assunto.

Allo stesso modo il “boarding” può riguardare la raccolta di dati e informazioni di un credito (dopo la sua acquisizione) al fine di individuare il grado di deterioramento e la migliore strategia di recupero.

Puoi emulare questa particolare procedura per monitorare i pagamenti periodici dei tuoi clienti e valutare la loro propensione a rispettare le scadenze predeterminate.

In questo modo potrai prevenire eventuali crisi di insolvenza e attribuire uno score positivo in favore dei collaboratori più virtuosi.

Ti assicuro che queste informazioni possono aiutarti moltissimo a prendere le decisioni migliori per il futuro della tua impresa.

Società di recupero crediti e scaling down

Le società di recupero crediti più organizzate possono rappresentare un modello di riferimento da imitare.

Tuttavia emulare le grandi realtà è complesso, poiché non è semplice individuare gli elementi fondamentali da riprodurre.

Per questo motivo il nostro studio legale applica una tecnica denominata “scaling down” (ridimensionamento), studiando le procedure utilizzate dalle migliori società di recupero crediti.

In particolare la tecnica di “scaling down” riduce la complessità e la dimensione di un progetto (processo o sistema) adattandolo a una realtà più piccola.

Si tratta di una strategia di ridimensionamento verso il basso, in cui si riducono le risorse, le funzionalità e gli obiettivi per semplificare le procedure e adattarle a esigenze differenti.

Attraverso questo metodo siamo in grado di replicare (in maniera ridotta) il sistema complesso delle grandi imprese seguendo il principio del “learning by copying” (imparare copiando).

Infatti, grazie all’analisi delle procedure operative (SOP) e attraverso le tecniche di “copycat business” (imitatore di business), possiamo creare un “modello scalabile” di dimensioni più piccole.

Abbiamo applicato queste tecniche per trasformare la nostra realtà organizzativa in una una legal boutique specializzata nel credit management e nel diritto di impresa.

In particolare il nostro processo di lavorazione si basa sui seguenti elementi:

• standardizzazione delle procedure;
• analisi dei dati;
• costruzione di una solida rete di collaboratori (nel 2024 il nostro studio ha ricevuto oltre tremila candidature di avvocati in tutta Italia).

Puoi sfruttare lo “scaling down” per replicare un modello vincente e per migliorare il rendimento della tua impresa.

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Conclusione

Replicare il modello organizzativo di una società di recupero crediti può apportare numerosi vantaggi strategici e finanziari per un’impresa.

Prima di tutto, l’applicazione di procedure di monitoraggio e scoring dei clienti può aiutarti a prevenire il rischio di insolvenza.

Inoltre potrai limitare le eventuali perdite su crediti, classificando i debitori insolventi e applicando specifiche procedure di definizione delle controversie.

In questo modo potrai aumentare le probabilità di incassare somme che in precedenza ritenevi irrecuperabili.

Infine, replicando un modello organizzativo virtuoso e incentrato sulla segmentazione dei compiti, potrai applicare procedure di recupero più rapide per migliorare il cash flow (flusso di cassa).

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