Recupero crediti per freelance: introduzione

Il recupero crediti per freelance rappresenta un problema molto diffuso tra i professionisti indipendenti.

Secondo le statistiche degli ultimi anni (pubblicate da Globe Newswire) il 74% dei freelance non riceve il pagamento del proprio compenso in tempo.

Inoltre il 72% dei professionisti indipendenti ha almeno una fattura insoluta, il cui incasso viene posticipato regolarmente per oltre due messi.

In una recente ricerca (condotta da Bonsai) è emerso che il 59% dei freelance è creditrice di somme rilevanti (che possono superare i 50.000 euro) per lavori già completati.

Infatti molti professionisti indipendenti lavorano su numerosi progetti senza valutare preventivamente l’affidabilità della controparte.

In questi casi è molto frequente stringere collaborazioni con clienti poco conosciuti che potrebbero rivelarsi insolventi.

Il mancato pagamento di un cliente può mettere in ginocchio l’attività di un freelance, soprattutto nei primi anni di lavoro.

Tuttavia esiste un modo per proteggere il proprio lavoro e prevenire una crisi economica.

Se sei un freelance e il cliente non ha saldato il tuo compenso, sei finito/a nel posto giusto.

In questa guida ti spiegherò come incassare il tuo credito insoluto e come prevenire il rischio di insolvenza.

Nell’articolo scoprirai i 5 errori più comuni che dovrai evitare prima di concludere un accordo di collaborazione con un nuovo cliente.

Prima di proseguire voglio spiegarti alcuni concetti fondamentali.

Freelance nel mercato globale

Il termine “freelance” deriva dalla fusione delle parole inglesi “free” e “lance” che significano letteralmente “lancia indipendente”.

Questo sostantivo veniva utilizzato per identificare i soldati mercenari che non erano legati a uno specifico esercito e che combattevano agli ordini di chi offriva denaro.

La parola “freelance” è ormai penetrata nella nostra lingua italiana e viene utilizzata per identificare i professionisti (specialmente quelli non iscritti in albi professionali) che lavorano in maniera indipendente senza aver sottoscritto un contratto di lavoro subordinato.

All’interno della categoria dei “freelance” esiste un piccolo insieme di professionisti indipendenti che viene identificato con il termine “nomadi digitali”.

I “nomadi digitali” sono quella specifica categoria di freelance che offre i propri servizi in modalità remota, con orari e modalità di lavoro flessibili che favoriscono viaggi e frequenti spostamenti.

Secondo le ultime statistiche (pubblicate sul sito Webside Planet) ci sono circa 1,1 miliardi di lavoratori freelance attivi in tutto il pianeta.

L’Italia si troverebbe in una delle prime posizioni in Europa per numero di freelance, con oltre 4,3 milioni di persone che hanno scelto questa modalità lavorativa.

In una platea di freelance così vasta il rischio di insolvenza può essere molto elevato senza l’applicazione di misure preventive.

Recupero crediti per freelance: problemi frequenti

In via generale il recupero crediti è il complesso delle attività stragiudiziali e giudiziali che consente a un creditore di ottenere il pagamento da parte del debitore.

Nello specifico il recupero crediti stragiudiziale consiste nello svolgimento di tutte quelle azioni finalizzate a recuperare un credito senza l’avvio di una causa giudiziale.

Uno dei problemi più frequenti per i freelance è quello di comprendere quali conseguenze e rischi può determinare il mancato pagamento di un cliente.

Infatti la presenza di un credito insoluto può determinare il verificarsi di una crisi economica sotto molteplici fattori.

Innanzitutto il mancato pagamento di un lavoro già eseguito determina un mancato introito e una perdita di liquidità.

Tuttavia uno dei problemi più ignorati riguarda il tema della tassazione.

In particolare la presenza del credito insoluto determina un incremento della base imponibile, con conseguente accrescimento delle imposte.

Per questo motivo è necessario tutelare la propria posizione giuridica e fiscale agendo tempestivamente per impedire il propagarsi della crisi finanziaria.

Vediamo quali sono le principali attività da compiere.

Verifiche preliminari

In prima analisi ti consiglio di verificare l’entità del credito insoluto prima di programmare i successivi step.

Infatti, per una corretta gestione dei crediti insoluti, è necessario personalizzare la strategia di recupero in base al grado di deterioramento del credito.

Il nostro studio legale utilizza un metodo di classificazione delle insolvenze che prevede la misurazione di specifici parametri.

Soltanto dopo aver completato la verifica preliminare sul credito insoluto è possibile organizzare una strategia di incasso.

In seguito ti consiglio di:

• raccogliere tutta la documentazione in tuo possesso;
• descrivere in poche righe gli eventi che hanno preceduto l’insolvenza.

Queste informazioni possono rivelare dettagli molto preziosi per la successiva trattativa di recupero.

Analisi costi – benefici

In secondo luogo ti consiglio di effettuare un’analisi “costi – benefici” per individuare la strategia più adatta al tuo caso.

Per soddisfare le tue aspettative di incasso ti consiglio di richiedere supporto legale specializzato.

Infatti, sebbene il recupero crediti stragiudiziale sia la soluzione più efficace per incassare il tuo credito da freelance, devi sapere che esistono delle eccezioni.

In molti casi soltanto l’azione giudiziale potrebbe consentire di ricevere il pagamento dalla controparte.

Non esistono delle regole generali e immanenti.

Ogni posizione creditoria deve essere analizzata per verificare quale potrà essere la strategia di recupero più efficace.

Per questo motivo sarà necessario effettuare una previsione degli eventuali costi da sostenere in caso di contenzioso giudiziale.

In questo modo potrai misurare l’impatto economico che la controversia potrà avere sul tuo patrimonio.

Recupero crediti per freelance: gli errori da evitare

La stabilità finanziaria di un freelance dipende spesso dalla puntualità dei pagamenti.

Senza un sistema efficace di prevenzione, i rischi di insolvenza aumentano e possono vanificare mesi di lavoro e impegno.

Solitamente un professionista indipendente non dispone delle stesse risorse impiegate nelle aziende più strutturate.

Infatti, in molti casi, un freelance non adotta un processo organizzativo che gli consente di verificare la solvibilità dei nuovi clienti.

Per questo motivo è utile applicare delle strategie preventive nella fase iniziale che precede l’avvio della collaborazione con il cliente.

Nei prossimi paragrafi ti spiegherò quali sono gli errori più frequenti da evitare prima di concludere un affare.

Iniziamo subito.

Recupero crediti per freelance: assenza di contratto

Il recupero crediti per freelance diventa più complesso quando manca un contratto sottoscritto dalla controparte.

Molti professionisti autonomi commettono l’errore di iniziare a lavorare sulla base di accordi verbali o scambi di email ordinarie.

Senza un contratto (inteso come documento cartaceo o digitale), il freelance può trovarsi in una posizione di debolezza in caso di mancato pagamento.

Infatti, la prova dell’esistenza del rapporto professionale, dei termini concordati e del valore delle prestazioni ricade interamente sul creditore.

In assenza di un documento formale (come il contratto), il freelance dovrà raccogliere e presentare prove alternative per dimostrare l’esistenza del suo diritto di credito.

In particolare il creditore dovrà produrre:

• email;
• messaggi scambiati via chat;
• bozze di documenti e/o progetti eseguiti durante il lavoro;
• testimonianze verbali di terzi;
• qualsiasi elemento che possa dimostrare l’esistenza di un accordo con la controparte.

Questo errore è certamente rimediabile e il tuo credito non è a rischio.

Tuttavia, l’assenza del contratto (inteso come documento cartaceo o digitale) potrebbe rendere più complessa la controversia.

Per questo motivo ogni volta che accetti un incarico, stipula un contratto con il cliente e chiedi la sua sottoscrizione.

Recupero crediti per freelance: conferimento incarico

Il recupero crediti per freelance può essere ostacolato se l’incarico non viene espressamente conferito con modalità scritte (email o pec).

Anche questo è un errore molto comune.

Spesso i freelance più giovani e inesperti accettano di eseguire la prestazione dopo una conversazione telefonica o un messaggio inviato tramite chat.

In particolare, affidarsi esclusivamente allo scambio di messaggi su WhatsApp per formalizzare un incarico, può rappresentare un rischio in caso di contestazioni sulla prestazione.

L’assenza di un documento scritto che conferma l’affidamento del lavoro può creare un vuoto probatorio difficile da colmare in caso di mancato pagamento.

Email e conversazioni in chat

Le email, infatti, costituiscono una prova documentale più solida, in quanto contengono data, mittente, destinatario e sequenza cronologica delle comunicazioni.

Secondo le ultime sentenze della Cassazione, anche i messaggi scambiati via chat (es. WhatsApp) possono essere utilizzati per provare l’esistenza di un diritto (come il diritto di credito).

Tuttavia la natura frammentaria delle conversazioni scambiate tramite le app di messaggistica istantanea rende molto complesso individuare l’effettivo conferimento dell’incarico e le condizioni generali della collaborazione.

In assenza di contratto, questi rischi permangono anche con un incarico affidato tramite email, ma solitamente le sequenze “a cascata” della posta elettronica consentono una migliore indagine in ordine alla conversazione tra le parti.

Questi elementi possono risultare decisivi per ottenere un decreto ingiuntivo o per supportare le proprie ragioni durante la trattativa stragiudiziale.

Per questo motivo se non vuoi puoi firmare un contratto con il cliente (scelta consigliata) chiedi almeno al cliente di conferire l’incarico tramite una pec (o in ultima ipotesi tramite una email).

Recupero crediti per freelance: accordo sul compenso

Il recupero crediti per freelance può diventare più complicato se il compenso viene negoziato tramite strumenti diversi dal contratto (conversazioni verbali o messaggi via chat).

Questa modalità di accordo, spesso preferita perché più comoda, veloce e meno burocratica, può successivamente ostacolare il recupero di un credito insoluto.

Quando un freelance concorda un compenso senza una base documentale (contratto, comunicazione pec o email) è più difficile tenere traccia del consenso espresso dalla controparte.

Le applicazioni di messaggistica istantanea, sebbene consentano l’esportazione delle conversazioni intercorse con un contatto, mostrano criticità sostanziali.

Infatti le comunicazioni scambiate via chat sono spesso frammentarie e intervallate da risposte della controparte che impediscono una corretta comprensione delle intenzioni delle parti.

Alcune frasi possono risultare ambigue o incomplete e possono essere facilmente contestate dalla controparte.

Conversazioni telefoniche

Analogamente alcuni professionisti si accordano sul prezzo di un servizio tramite colloquio telefonico.

Tuttavia questa scelta è errata poiché in caso di credito insoluto sarà più difficile dimostrare a quanto ammonta il compenso.

Dopo una conversazione telefonica o uno scambio di messaggi via chat, in cui si discutono i termini economici, ti consiglio di firmare un contratto.

In alternativa puoi formalizzare l’accordo sul compenso con una comunicazione via pec in cui fornisci un riepilogo del compenso.

In ultima ipotesi puoi scegliere la comunicazione via email, ma tale soluzione è meno protettiva rispetto alla firma di un contratto o l’invio di pec.

Nel testo dell’email ti consiglio di specificare il corrispettivo concordato e di richiedere alla controparte di confermare in via scritta l’accettazione della proposta.

Mancata descrizione delle modalità di esecuzione del lavoro

Il recupero crediti per freelance può diventare problematico quando manca una definizione scritta delle modalità di esecuzione del lavoro.

L’assenza di informazioni scritte sul lavoro da svolgere crea un terreno fertile per contestazioni da parte del cliente.

Senza parametri chiari, il debitore può facilmente obiettare sulla qualità, completezza o conformità del lavoro rispetto alle aspettative.

Quando il cliente commissiona un lavoro, ti consiglio di concordare in modo preciso come dovrà essere eseguita la prestazione.

Ti fornisco un esempio concreto.

Se realizzi un servizio digitale, predisponi un documento in cui descrivi le caratteristiche del progetto e dell’output finale.

In particolare, per evitare obiezioni, ti consiglio di esplicitare:

• le fasi progressive di svolgimento del lavoro (indicando chi sarà il soggetto che si dovrà occupare di un determinato compito);
• le specifiche tecniche del risultato che sarà consegnato;
• i criteri di accettazione del risultato (ovvero quando il lavoro si considera completato);
• i tempi di consegna (se non sono previste azioni di replica e/o interazione del committente).

Questo livello di dettaglio riduce drasticamente il margine di contestazioni e fornisce una base solida in caso di necessità di recupero.

Recupero crediti per freelance: emissione immediata della fattura 

Il recupero crediti per freelance ha come base documentale una o più fatture insolute emesse al termine del lavoro.

L’emissione immediata delle fatture, sebbene sia un’attività corretta dal punto di vista amministrativo, può trasformarsi in un problema fiscale significativo in caso di mancato pagamento.

Quando un freelance emette fattura, indipendentemente dall’incasso effettivo, è tenuto a versare le imposte sul reddito relative all’importo fatturato.

Questo significa che, in caso di insolvenza del cliente, il professionista dovrà pagare delle tasse su compensi mai ricevuti.

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Società di recupero crediti: introduzione

Le società di recupero crediti sono strutture organizzative complesse che possono aiutarti a ottenere il pagamento delle fatture non pagate.

Per diversi anni ho collaborato con una grande azienda che forniva servizi di credit management e mi sono specializzato nella gestione dei crediti deteriorati.

In seguito, dopo aver fondato il nostro studio legale, mi sono dedicato all’analisi e alla progettazione di processi lavorativi prendendo spunto dalle società di recupero crediti più efficienti.

Sono convinto che ogni impresa di una certa dimensione (che possiede più di 10 dipendenti) dovrebbe applicare delle procedure di lavorazione standard (anche definite SOP) per ottimizzare la gestione dei crediti commerciali.

In questo articolo ti spiegherò come replicare il modello organizzativo delle società di recupero crediti, analizzando le risorse coinvolte, le abilità utilizzate e i servizi più efficaci.

Grazie a queste informazioni potrai migliorare la salute finanziaria della tua impresa e potrai replicare un modello vincente per gestire eventuali crisi economiche.

Ma prima di proseguire voglio fornirti alcune definizioni preliminari.

Società di recuperi crediti: definizione

Le società di recupero crediti sono aziende specializzate nella gestione e nel recupero di crediti insoluti.

L’obiettivo principale di queste imprese è quello di tutelare gli interessi dei creditori svolgendo tutte le attività necessarie per ottenere il pagamento dal debitore.

Negli ultimi anni le società di recupero crediti hanno fatto evolvere il loro modello operativo in risposta a cambiamenti significativi nel mercato creditizio.

Infatti sempre più operatori hanno concentrato la propria attenzione verso i portafogli di crediti bancari non performanti (NPL) e inadempienze probabili (UTP).

Questa trasformazione è stata causata da diversi fattori.

In primo luogo la recessione e la progressiva riduzione dei salari medi ha causato una grande mole di esposizioni debitorie (in relazione alla restituzione di finanziamenti bancari), difficilmente gestibili per un singolo creditore.

Le società di recupero crediti si sono così strutturate per gestire volumi sempre più elevati di pratiche, sviluppando tecnologie avanzate e approcci analitici sofisticati.

In questo modo è possibile segmentare adeguatamente i vari tipi di debito e personalizzare le strategie di recupero.

In secondo luogo, le banche sono state costrette a rispettare le nuove disposizioni legislative per smaltire i crediti deteriorati e ottimizzare i propri bilanci.

Inoltre, con l’espansione dell’industria fintech, queste società hanno iniziato a integrare soluzioni digitali innovative nei loro processi operativi.

In questo modo l’interazione con i debitori è divenuta più efficace, attraverso l’uso di strumenti multicanale e strumenti di risoluzione alternativa delle controversie.

Il portafoglio di crediti

Il portafoglio di crediti rappresenta una raccolta di crediti in sofferenza o scaduti, che sono stati affidati (o ceduti) a società di recupero crediti.

Questi raggruppamenti possono variare significativamente per dimensioni e composizione, spaziando da esposizioni debitorie individuali a insolvenze di piccole e medie imprese.

In particolare le società di recupero crediti adottano specifiche metodologie di classificazione dei mandati per migliorare la lavorazione.

I principali criteri di formazione del portafoglio sono:

• l’importo del credito (ticket);
• l’età del credito (aging) e il suo grado di deterioramento;
• la tipologia di debitore (persona fisica o persona giuridica) su cui grava l’obbligazione di pagamento.

I mandati vengono poi suddivisi in ulteriori categorie per segmentare la lavorazione e coinvolgere risorse differenti.

Attraverso questa classificazione, le società di recupero possono applicare le tecniche di recupero più idonee per raggiungere l’obiettivo strategico in minor tempo.

Società di recupero crediti e avvocati

Nello specifico le società di recupero crediti operano sia in ambito stragiudiziale, sia in ambito giudiziale, coinvolgendo diverse figure professionali.

In particolare il ruolo dell’avvocato è necessario per gestire le attività di negoziazione con la controparte e per avviare contenziosi giudiziali.

Inoltre, grazie all’attività dei legali, le società di recupero crediti possono analizzare i contratti da cui scaturisce il credito per valutare in modo corretto la posizione debitoria.

Infatti, prima di avviare eventuali azioni giudiziali, è necessario rispettare diversi tipi di norme giuridiche per tutelare gli interessi dei creditori.

Nelle fasi stragiudiziali gli avvocati forniscono assistenza nella redazione di lettere di diffida o accordi transattivi, per risolvere la controversia in modo rapido senza rivolgersi al tribunale.

Qualora i tentativi di recupero stragiudiziale dovessero risultare infruttuosi, le competenze legali diventano fondamentali per l’avvio delle procedure esecutive.

Per questo motivo le principali società di recupero crediti si avvalgono di una fitta rete di avvocati (interni o esterni alla propria organizzazione) per gestire le varie fasi del contenzioso.

Società di recupero crediti e principali risorse

Per l’erogazione dei propri servizi le società di recupero crediti si avvalgono di tre principali risorse:

• Phone Collector;
• Key Account Manager;
• Asset Manager.

Il Phone Collector è un operatore telefonico e applica strategie di negoziazione per avviare trattative telefoniche con i debitori.

Tale risorsa gestisce un segmento del portafoglio ed effettua contatti outbound (che comportano una chiamata in uscita) con le controparti, al fine di trovare un accordo stragiudiziale.

Il Key Account Manager è un funzionario amministrativo, incaricato di curare i rapporti con i clienti.

In particolare questa risorsa può predisporre report e relazioni per aggiornare i clienti (cd. mandanti) sui flussi di incasso dei vari portafogli.

L’Asset Manager, invece, è un consulente con competenze gestionali e manageriali che monitora l’andamento di specifici gruppi di pratiche.

In ambito giudiziale questa risorsa può monitorare l’andamento delle procedure esecutive immobiliari e stabilire le strategie processuali più efficaci per raggiungere gli obiettivi di incasso delle mandanti.

Accanto a queste figure vengono coinvolti ulteriori professionisti come:

• ingegneri gestionali (per ottimizzare i processi di lavorazione);
• consulenti nel ramo finanziario (per gestire la contabilità);
• impiegati amministrativi (per lo svolgimento delle singole attività operative).

In ogni caso più è grande la società, maggiori saranno le risorse coinvolte nello svolgimento delle attività lavorative.

Società di recupero crediti: le abilità più richieste

Le società di recupero crediti  si avvalgono di figure professionali capaci di gestire ogni fase della negoziazione.

Per ottenere risultati nel credit management è richiesta una buona capacità di risoluzione delle controversie e una discreta abilità dialettica.

Nello specifico i professionisti coinvolti nelle trattative devono individuare lo stato emotivo della controparte, analizzando il tono di voce e le parole utilizzate durante la conversazione.

In questo modo sarà più semplice trovare un accordo conveniente che tuteli gli interessi contrapposti di creditore e debitore.

In particolare per la definizione stragiudiziale della controversia è necessario possedere alcune abilità fondamentali.

Vediamo nel dettaglio quali sono.

1) Capacità di problem solving

All’interno delle società di recupero crediti la capacità di problem solving è una delle competenze più richieste.

In quasi tutti i lavori è molto importante individuare i problemi e trovare una soluzione in tempi rapidi.

Il “problem solving” si definisce come la capacità di risolvere in modo rapido i problemi lavorativi che impediscono di raggiungere un obiettivo.

Se non si possiede tale abilità si corre il rischio di congestionare l’attività lavorativa quando si presentano specifiche criticità.

Nel recupero crediti è fondamentale individuare rapide risposte per rivolvere problemi complessi e incrementare le opportunità di profitto.

In particolare la capacità di “problem solving” permette di individuare le soluzioni migliori per orientare la negoziazione verso un accordo.

Grazie a questa abilità il processo di recupero diventa più rapido e i tempi di incasso si riducono notevolmente.

2) Gestione dello stress

L’attività di recupero crediti richiede un livello di concentrazione molto alto e una grande capacità di gestione dello stress.

Questo settore è caratterizzato da scadenze ravvicinate, obiettivi di performance elevati e interazioni emotivamente delicate con i debitori.

Gli operatori sono spesso sottoposti a un ritmo di lavoro intenso, con numerosi casi da gestire in tempi brevi.

Le scadenze per recuperare gli importi dovuti sono spesso stringenti e questo può aumentare la pressione psicologica.

In particolare il mancato pagamento di un debitore deve essere gestito in modo tempestivo e obbliga il professionista del recupero a elaborare velocemente una strategia alternativa di incasso.

Saper gestire lo stress aiuta a mantenere la motivazione e la resilienza, evitando di cadere nel burnout.

3) Uso di Microsoft Excel

Nelle società di recupero crediti è importante sapere usare il programma Microsof Excel.

Scommetto che anche tu lo usi per la tua azienda o per la tua professione (forse per la contabilità).

Per alcune attività il suo utilizzo è indispensabile: è molto utile avere una buona dimestichezza con Excel e con le sue principali funzioni di calcolo.

Nello specifico un avvocato può utilizzarlo per calcolare con esattezza l’importo da inserire nella diffida e nel precetto.

Alcuni consulenti utilizzano questo programma per monitorare lo stato di avanzamento delle pratiche in affido.

Nelle società di recupero crediti la maggior parte dei report viene predisposta tramite fogli di calcolo e griglie di testo.

Un corretto uso di questo software può aiutarti a monitorare i flussi di cassa, individuando rapidamente i crediti insoluti da recuperare.

4) Abilità nelle trattative stragiudiziali

Una delle competenze più apprezzate dalle società di recupero crediti è l’abilità nelle trattative stragiudiziali (negotiation skills).

L’obiettivo primario di ogni creditore è ottenere il pagamento della controparte senza l’instaurazione di una causa giudiziale.

Infatti, salvo qualche rara eccezione, la giustizia italiana non è molto veloce nella definizione dei contenziosi civili.

La trattativa stragiudiziale può garantire un risultato più rapido con minori spese.

Un consulente specializzato nella gestione dei crediti commerciali deve sviluppare la capacità di avviare trattative stragiudiziali con i clienti insolventi.

Al contrario promuovere una causa civile può essere la soluzione più dispendiosa e costosa.

La capacità di transigere i contenziosi è una qualità molto importante in qualsiasi realtà imprenditoriale.

5) Conoscenza del diritto dell’esecuzione

Nelle società di recupero crediti è molto importante conoscere il diritto dell’esecuzione.

Infatti molti consulenti, coinvolti nei processi operativi di recupero, devono sapere qual è il corretto iter giudiziale nel caso in cui la trattativa stragiudiziale si concluda con esito negativo.

Per questo motivo è fondamentale conoscere quali sono i principali atti processuali da sfruttare nel corso dell’attività giudiziale (ricorso per decreto ingiuntivo, precetto, pignoramento mobiliare, pignoramento presso terzi o pignoramento immobiliare).

Inoltre il codice della crisi di impresa e dell’insolvenza ha introdotto nuovi strumenti giuridici che tutte le aziende possono sfruttare per risolvere un problema finanziario.

Come potrai immaginare, il diritto è molto vasto ed è facile commettere errori procedurali che possono pregiudicare i diritti del creditore.

Per questo motivo le società di recupero crediti concludono rapporti di collaborazione con studi legali specializzati nel diritto dell’esecuzione civile.

Ricorda che non tutti i crediti potranno essere recuperati tramite un’attività stragiudiziale.

Solo chi conosce a fondo il diritto dell’esecuzione potrà suggerirti lo strumento processuale più efficace per ottenere il pagamento in tempi più rapidi.

Processi di lavorazione: le SOP

Le SOP (“Standard Operating Procedures”) rappresentano un insieme di linee guida e istruzioni dettagliate che stabiliscono le modalità operative all’interno di un’organizzazione.

Per le società di recupero crediti, l’implementazione delle SOP è fondamentale per garantire un’adeguata organizzazione e una corretta distribuzione del carico di lavoro nelle operazioni quotidiane.

Questi protocolli consentono a ogni singola risorsa di seguire procedure sistematiche per la gestione dei crediti insoluti, completando frammenti di task (compiti) nel complesso ecosistema dei servizi offerti.

In questo modo tutte le attività operative (dalla fase iniziale di contatto alla fase di risoluzione della controversia) possono essere svolte in modo coordinato attraverso delle specifiche linee guida che facilitano il raggiungimento del risultato finale.

In particolare le società di recupero crediti possono sfruttare le SOP per standardizzare i processi di comunicazione con il debitore e assicurarsi che tutte le interazioni siano condotte nel rispetto delle normative vigenti.

Grazie alle SOP è possibile migliorare le percentuali di successo e velocizzare le attività dispendiose, sfruttando procedure seriali simili alle catene di montaggio nel settore industriale.

Inoltre, grazie alla segmentazione delle attività operative (contenute nelle SOP), le società di recupero crediti possono facilmente formare nuovi dipendenti e monitorare la performance complessiva del team.

In questo modo sarà più semplice identificare le aree da ottimizzare per minimizzare gli sforzi e migliorare i risultati economici.

Nello specifico esistono alcune SOP nel settore del credit management che puoi sfruttare per migliorare il rendimento della tua impresa.

Vediamo quali sono.

Legal Assessment

La legal assessment (valutazione legale) è un’analisi legale approfondita di un credito (in base a diversi parametri), che ha lo scopo di valutare la sua recuperabilità e individuare le strategie di recupero più efficaci.

Le società di recupero crediti svolgono questa attività come parte iniziale del loro processo operativo, poiché consente di identificare i rischi di contestazioni o i casi in cui sia difficile provare l’esistenza del credito.

Attraverso una legal assessment potrai raccogliere informazioni fondamentali riguardo alla solidità patrimoniale del debitore.

In questo modo potrai individuare l’esistenza di eventuali beni pignorabili che possano essere “aggrediti” in caso di credito insoluto.

Grazie a una valutazione legale preliminare potrai elaborare piani d’azione specifici che potranno aumentare le tue probabilità di incasso.

Due Diligence

La due diligence è un processo analitico e investigativo che viene utilizzato dalle società di recupero crediti per valutare la convenienza dell’acquisto di un portafoglio di crediti insoluti.

Attraverso un’attenta raccolta di informazioni (fornite dal cedente) è possibile analizzare la situazione economica dei debitore e prevedere le prospettive di recupero.

In particolare puoi sfruttare l’attività di due diligence per valutare la convenienza di una futura collaborazione e per identificare eventuali rischi di insolvenza.

In questo modo potrai segmentare i clienti in specifiche categorie e applicare strategie operative differenti in caso di controversie legali.

Infatti, attraverso l’analisi dei bilanci, delle passività e della storia creditizia della tua controparte, riuscirai a individuare possibili criticità e soggetti poco affidabili.

Allo stesso tempo le attività di due diligence ti permetteranno di personalizzare gli approcci comunicativi per mantenere solide relazioni commerciali.

Boarding

Il termine “boarding” (che in inglese significa letteralmente “imbarco” o “abbordaggio”) viene utilizzato per descrivere le attività che consentono di acquisire determinate conoscenze riguardo un bene, un servizio o una realtà organizzativa.

In particolare il processo di “onboarding” descrive la fase preliminare nella quale un nuovo dipendente apprende le procedure di lavorazione all’interno della società che lo ha assunto.

Allo stesso modo il “boarding” può riguardare la raccolta di dati e informazioni di un credito (dopo la sua acquisizione) al fine di individuare il grado di deterioramento e la migliore strategia di recupero.

Puoi emulare questa particolare procedura per monitorare i pagamenti periodici dei tuoi clienti e valutare la loro propensione a rispettare le scadenze predeterminate.

In questo modo potrai prevenire eventuali crisi di insolvenza e attribuire uno score positivo in favore dei collaboratori più virtuosi.

Ti assicuro che queste informazioni possono aiutarti moltissimo a prendere le decisioni migliori per il futuro della tua impresa.

Società di recupero crediti e scaling down

Le società di recupero crediti più organizzate possono rappresentare un modello di riferimento da imitare.

Tuttavia emulare le grandi realtà è complesso, poiché non è semplice individuare gli elementi fondamentali da riprodurre.

Per questo motivo il nostro studio legale applica una tecnica denominata “scaling down” (ridimensionamento), studiando le procedure utilizzate dalle migliori società di recupero crediti.

In particolare la tecnica di “scaling down” riduce la complessità e la dimensione di un progetto (processo o sistema) adattandolo a una realtà più piccola.

Si tratta di una strategia di ridimensionamento verso il basso, in cui si riducono le risorse, le funzionalità e gli obiettivi per semplificare le procedure e adattarle a esigenze differenti.

Attraverso questo metodo siamo in grado di replicare (in maniera ridotta) il sistema complesso delle grandi imprese seguendo il principio del “learning by copying” (imparare copiando).

Infatti, grazie all’analisi delle procedure operative (SOP) e attraverso le tecniche di “copycat business” (imitatore di business), possiamo creare un “modello scalabile” di dimensioni più piccole.

Abbiamo applicato queste tecniche per trasformare la nostra realtà organizzativa in una una legal boutique specializzata nel credit management e nel diritto di impresa.

In particolare il nostro processo di lavorazione si basa sui seguenti elementi:

• standardizzazione delle procedure;
• analisi dei dati;
• costruzione di una solida rete di collaboratori (nel 2024 il nostro studio ha ricevuto oltre tremila candidature di avvocati in tutta Italia).

Puoi sfruttare lo “scaling down” per replicare un modello vincente e per migliorare il rendimento della tua impresa.

Conclusione

Replicare il modello organizzativo di una società di recupero crediti può apportare numerosi vantaggi strategici e finanziari per un’impresa.

Prima di tutto, l’applicazione di procedure di monitoraggio e scoring dei clienti può aiutarti a prevenire il rischio di insolvenza.

Inoltre potrai limitare le eventuali perdite su crediti, classificando i debitori insolventi e applicando specifiche procedure di definizione delle controversie.

In questo modo potrai aumentare le probabilità di incassare somme che in precedenza ritenevi irrecuperabili.

Infine, replicando un modello organizzativo virtuoso e incentrato sulla segmentazione dei compiti, potrai applicare procedure di recupero più rapide per migliorare il cash flow (flusso di cassa).

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Competenza del Pignoramento: introduzione

La competenza del pignoramento è un argomento che suscita spesso preoccupazione e confusione.

Molti creditori avviano dei rapporti di collaborazione con clienti che risiedono in città diverse.

In caso di mancato pagamento e successivo avvio del pignoramento, ci sono diverse implicazioni legali collegate alla competenza.

In particolare la “competenza del pignoramento” indica l’istituto giuridico e le norme che disciplinano l’individuazione del Tribunale competente per l’avvio di un’esecuzione forzata.

Esistono diversi criteri indicati dalla legge che determinano la competenza del pignoramento e le regole da seguire per i creditori.

Conoscere questi regole è importante per evitare errori e sorprese sgradite.

In questo articolo ti spiegherò quali sono le regole per la competenza del pignoramento e ti fornirò la spiegazione di alcuni termini chiave (come residenza, domicilio e dimora).

Ti illustrerò alcuni casi pratici riguardanti la competenza del pignoramento immobiliare e mobiliare per recuperare il tuo credito insoluto.

Prima di proseguire voglio fornirti alcune definizioni preliminari.

Pignoramento: definizione

Il pignoramento è un atto giuridico attraverso il quale un creditore può soddisfare il proprio credito, sottraendo beni o somme di denaro appartenenti a un debitore.

Questo processo viene avviato quando il debitore non adempie ai propri obblighi di pagamento.

Esistono diverse tipologie di pignoramento.

Il più comune è quello mobiliare, che crea un vincolo di indisponibilità su beni mobili del debitore come il denaro, i veicoli o le imbarcazioni.

Un altro strumento processuale è il pignoramento immobiliare che crea un vincolo di indisponibilità su beni immobili del debitore, come appartamenti e terreni.

Il procedimento di pignoramento si avvia soltanto nel caso in cui il creditore abbia ottenuto un titolo esecutivo (come un decreto ingiuntivo o sentenza).

Una volta avviato il giudizio esecutivo, i beni vengono venduti all’asta per ripagare i debiti accumulati dal debitore esecutato.

Nell’individuazione della competenza del pignoramento bisogna individuare il luogo di residenza, domicilio o dimora del debitore.

Vediamo quali sono le differenze.

Differenze tra residenza, domicilio e dimora

Quando si parla di residenza, domicilio e dimora, è fondamentale comprendere le distinzioni tra questi termini giuridici.

La residenza indica il luogo in cui una persona ha stabilito la propria abituale dimora (articolo 43 del codice civile).

La residenza è l’indirizzo che compare nei registri anagrafici ed è spesso utilizzato per le notificazioni legali e per l’adempimento di attività burocratiche.

Il domicilio, invece, rappresenta un concetto più ampio.

Si tratta del luogo dove una persona ha stabilito la sede principale dei propri affari o interessi (articolo 43 del codice civile).

Il domicilio può differire dalla residenza; ad esempio, un lavoratore con residenza a Milano potrebbe avere il proprio domicilio nella città di Roma, poiché in quest’ultimo luogo svolge la sua attività professionale.

Infine la dimora fa riferimento al luogo temporaneo in cui una persona soggiorna.

La dimora non implica necessariamente stabilità e può cambiare frequentemente a seconda delle esigenze personali o lavorative.

Queste differenze rivestono importanza durante le procedure legali come il pignoramento.

Competenza del Pignoramento: casi pratici

Quando si parla di competenza del pignoramento, è necessario esaminare alcuni casi pratici.

Ogni situazione ha le sue peculiarità che possono influenzare l’esito dell’azione esecutiva.

Prendiamo ad esempio un debitore residente a Milano ma con beni immobili in provincia di Bergamo.

In questo caso, la competenza per il pignoramento sarà determinata dal luogo in cui si trovano gli immobili (come indicato dall’articolo 26 del codice di procedura civile).

Pertanto il tribunale competente sarà quello di Bergamo.

Un altro scenario comune riguarda il pignoramento mobiliare.

Se un creditore intende pignorare beni mobili come auto o attrezzature presenti nel domicilio del debitore, dovrà rivolgersi al giudice del luogo in cui si trovano i beni.

Infine, quando si promuove un pignoramento presso terzi, e il terzo pignorato è persona giuridica che detiene risorse appartenenti al debitore, la competenza può variare ulteriormente in base alla sede legale della società debitrice o alla localizzazione dei beni oggetto del pignoramento stesso.

Questi esempi dimostrano quanto sia importante valutare con attenzione la competenza del pignoramento prima di intraprendere azioni legali di recupero.

Competenza del Pignoramento: residenza del debitore

La competenza del pignoramento è fondamentale per avviare il processo esecutivo.

Di solito la residenza del debitore è il luogo in cui il creditore instaura la controversia giudiziale necessaria per ottenere un titolo esecutivo.

È fondamentale capire che la residenza non è solo un indirizzo anagrafico, ma deve corrispondere al reale indirizzo in cui il debitore è reperibile.

Capita molte volte che l’indirizzo di residenza del debitore indicato nei registri dell’anagrafe sia errato.

Di conseguenza le notificazioni degli atti giudiziari non andranno a buon fine e impediranno la prosecuzione dell’attività esecutiva.

La residenza rappresenta il punto di riferimento legale per qualsiasi azione giudiziaria nei confronti del debitore.

Se un creditore decide di depositare un ricorso per decreto ingiuntivo, dovrà farlo presso il tribunale del luogo in cui è fissata la residenza del debitore.

Pertanto, prima di avviare un contenzioso, è necessario effettuare un’indagine per individuare la residenza del debitore.

I risultati dell’indagine possono influenzare significativamente l’esito dell’azione esecutiva e le modalità attraverso cui viene effettuato il pignoramento stesso.

Allo stesso tempo se un debitore cambia frequentemente residenza l’azione legale potrebbe divenire più complessa.

Di solito il cambio frequente di residenza può essere interpretato come segno di inaffidabilità e possibile irreperibilità del destinatario dell’atto giudiziario.

In questi casi è importante determinare l’indirizzo corretto prima di procedere con l’avvio di una causa giudiziale.

Questi dettagli sono essenziali per evitare errori procedurali che potrebbero compromettere l’intera azione di recupero.

Competenza del Pignoramento Immobiliare

La competenza del pignoramento immobiliare è un aspetto fondamentale prima dell’avvio della procedura esecutiva.

Come descritto in precedenza il Tribunale competente sarà quello del luogo in cui si trovano gli immobili del debitore (articolo 26 del codice di procedura civile).

Il primo elemento da considerare è la consistenza del patrimonio immobiliare della controparte.

Se un debitore possiede più beni immobili in aree diverse, ogni singola esecuzione dovrà seguire questo principio.

In questi casi sarà necessario effettuare un’analisi preliminare per individuare il valore di rivendita del bene immobile sottoposto ad asta immobiliare.

I costi di avvio di un pignoramento immobiliare sono elevati e prima di procedere con questa soluzione processuale è preferibile verificare le possibilità di transigere la controversia in via stragiudiziale.

In seguito, dopo aver individuato il foro competente, l’atto di pignoramento dovrà essere trascritto nei pubblici registri immobiliari.

In questo modo i terzi interessati all’acquisto dell’immobile potranno essere informati della pendenza dell’esecuzione.

Competenza del Pignoramento Mobiliare

Il pignoramento mobiliare è una procedura che consente al creditore di recuperare i propri crediti attraverso la vendita all’asta dei beni mobili del debitore.

Anche in questi casi il Tribunale competente è quello del luogo in cui si trovano i beni oggetto di pignoramento (articolo 26 del codice di procedura civile).

In sostanza la competenza del pignoramento mobiliare dipende principalmente dalla residenza del debitore, che molto spesso coincide con il luogo in cui si trovano i beni mobili.

Se il debitore vive in un luogo specifico (città di Milano), sarà più probabile che in quello stesso luogo siano presenti i beni da pignorare.

Tuttavia, in alcuni casi, i beni mobili (come quelli registrati) potrebbero trovarsi in luoghi differenti rispetto alla residenza del soggetto esecutato.

In passato mi è capitato di effettuare un pignoramento di un veicolo (automobile di grande valore economico) che si trovava in una città diversa rispetto alla residenza del debitore.

Per questo motivo è fondamentale identificare correttamente la residenza e il domicilio del debitore per evitare errori che possono complicare la corretta esecuzione delle azioni giudiziali.

Competenza del Pignoramento presso Terzi

Nel caso in cui si proceda con un “pignoramento presso terzi“, la competenza sarà quella del luogo del luogo in cui ha la residenza il debitore.

Nel giudizio sarà coinvolto anche il “terzo pignorato”, ovvero il “debitore del debitore” che effettuerà il pagamento del credito insoluto in favore del creditore.

Il “terzo pignorato” è anche il soggetto che detiene beni di proprietà del soggetto esecutato.

In ogni caso il “terzo pignorato” non è parte in causa del giudizio, ma la sua posizione diventa cruciale nel momento si procederà con l’assegnazione delle somme.

Capita spesso che il terzo abbia sede in città differenti rispetto al luogo in cui si svolge il pignoramento presso terzi.

In questi casi, al momento della notifica dell’atto giudiziario, sarà sufficiente individuare la residenza o sede legale del terzo pignorato.

Competenza del Pignoramento presso Terzi e Terzo Pignorato

Solitamente il pignoramento presso terzi si effettua nei seguenti casi:

• quando il debitore (persona fisica) è dipendente presso un’impresa (pubblica o privata) e percepisce una retribuzione mensile;
• quando il debitore (persona fisica) è pensionato e percepisce pensione di anzianità;
• quando il debitore (persona fisica o giuridica) è proprietario di un conto corrente bancario (o altro strumento finanziario pignorabile).

Nel primo caso (debitore con retribuzione) la legge prevede che la competenza appartiene al giudice nella cui circoscrizione ha sede l’ufficio nel quale il dipendente presta lavoro, quando il lavoro è prestato per pubbliche amministrazioni (come indicato articolo 413, comma 5, del codice di procedura civile).

Nel secondo caso (debitore con pensione) la competenza del pignoramento sarà quella del luogo in cui ha sede il debitore (a nulla rilevando la sede dell’INPS, ente previdenziale che eroga il contributo pensionistico).

Anche nel terzo caso (debitore proprietario di un conto corrente bancario) il giudice competente sarà quello del luogo di residenza dell’esecutato.

In tutti i casi che ho descritto il luogo in cui ha sede il terzo è ininfluente per la competenza del pignoramento.

La residenza o sede legale del terzo pignorato è invece importante per la corretta prosecuzione dell’esecuzione forzata.

Infatti il terzo deve essere informato in tutte le principali fasi processuali per poter assolvere i propri obblighi e inviare la “dichiarazione di terzo” al creditore.

Anche se non è coinvolto direttamente nella disputa giudiziale tra creditore e debitore, il terzo pignorato ha degli obblighi legali da rispettare.

Competenza del Pignoramento: le fasi processuali

Il pignoramento è un procedimento esecutivo che comporta diverse fasi processuali, ciascuna con specifiche competenze e attori coinvolti.

In via preliminare il creditore dovrà vantare un titolo esecutivo contro il debitore che indichi l’esatto ammontare del credito insoluto.

Questa fase richiede particolare attenzione al fine di individuare il Giudice competente per l’instaurazione del contenzioso.

In seguito il creditore, dopo aver notificato un atto di precetto, procederà con l’atto di pignoramento per creare un vincolo di indisponibilità sui beni del debitore.

Nel corso del giudizio vengono coinvolti diversi soggetti oltre al creditore e al debitore e precisamente:

• il Giudice: questa figura svolge attività decisoria e dirige le attività processuali su impulso delle parti;
• il Cancelliere: questa figura cura la formazione del fascicolo telematico e compie le attività burocratiche all’interno del giudizio;
• il Custode: questa figura viene nominata dal Giudice per custodire e garantire la conservazione dei beni oggetto del pignoramento fino all’asta;
• il Delegato alla Vendita: questa figura dirige le attività necessarie per lo svolgimento dell’asta giudiziaria dei beni pignorati.

Adesso vediamo nel dettaglio le fasi iniziali del pignoramento e i soggetti competenti per ogni fase.

Competenza del Pignoramento: iscrizione a ruolo

L’iscrizione a ruolo è il primo passaggio procedimentale per l’instaurazione del procedimento giudiziale di pignoramento.

Il creditore, tramite procuratore giudiziale, completa la nota di “iscrizione a ruolo” e la deposita presso il Tribunale competente allegando il titolo esecutivo e il precetto.

Il soggetto protagonista di questa fase è l’avvocato della parte creditrice, il quale procede alla raccolta di tutta la documentazione richiesta dalla legge per avviare il pignoramento.

In seguito, tramite un determinato software, l’avvocato svolge le seguenti attività:

• crea la busta telematica con formato “enc” (parola che contiene le lettere iniziali del termine “encripted” o “encrypted”, che significa criptato o crittografato);
• invia il file “enc” (in modalità sicura) tramite pec all’Ufficio Giudiziario competente.

L’iscrizione a ruolo deve essere effettuata nel foro giurisdizionale competente secondo le regole stabilite dal codice di procedura civile.

Un errore commesso in questa fase può determinare l’incompetenza del Tribunale e possibili contestazioni da parte del debitore.

Competenza del Pignoramento: fascicolo telematico

Il fascicolo telematico rappresenta un elemento fondamentale nel processo di pignoramento.

Dopo che la busta telematica (contenente l’atto di pignoramento e gli ulteriori documenti) viene ricevuta dal Tribunale, si avvia un procedimento amministrativo interno che determina l’iscrizione della causa nel ruolo del Tribunale.

Il “ruolo” del Tribunale è un registro denominato Registro Generale ed è conosciuto con la sigla “RG”.

Il Cancellerie forma il fascicolo telematico e iscrive l’atto nel “ruolo”.

A ogni causa iscritta nel “ruolo” viene assegnato un numero progressivo (che rappresenta l’ordine di contenziosi promossi in quel foro) seguito dall’anno in cui è stata effettuata l’iscrizione.

Nello specifico il numero è così composto: R.G. 2300/2050.

Il numero “2300” costituisce l’ordine progressivo delle cause iscritte a ruolo in quel Tribunale e il numero “2024” costituisce l’anno in cui si effettua l’iscrizione

Nel caso dell’esecuzione forzata, il ruolo è denominato Registro Generale delle Esecuzioni ed è conosciuto con la sigla “RGE”.

Grazie alla digitalizzazione, tutti i documenti relativi al pignoramento possono essere gestiti online, semplificando notevolmente le operazioni legali.

Il fascicolo telematico garantisce una maggiore trasparenza del procedimento e facilita la consultazione dei documenti.

Competenza del Pignoramento: nomina del Giudice

Dopo aver iscritto a ruolo il pignoramento si procede con la nomina del Giudice.

La legge stabilisce che il Giudice è responsabile dell’espropriazione (articolo 484 del codice di procedura civile).

La nomina del giudice nel pignoramento è un passaggio cruciale. Essa determina quale magistrato si occuperà della procedura esecutiva. La scelta non è casuale e dipende da vari fattori.

La nomina del giudice dell’esecuzione viene effettuata dal Presidente del Tribunale, entro due giorni dalla formazione del fascicolo da parte del Cancelliere.

È importante distinguere tra la figura del Giudice competente per l’esecuzione e quella del Giudice dell’esecuzione.

Il primo (Giudice competente per l’esecuzione) è il Tribunale responsabile di gestire un processo esecutivo specifico.

Il secondo (Giudice dell’esecuzione) è il magistrato incaricato di svolgere tale ruolo all’interno del Tribunale.

Dopo la soppressione dell’ufficio del pretore (avvenuta con il Decreto Legge n.51-1998), il Tribunale è diventato l’unico organo competente i procedimenti di esecuzione.

Pertanto è fondamentale comprendere le circostanze che regolano la competenza territoriale nell’avvio di un pignoramento.

In caso di errori, il debitore o le altre parti coinvolte possono sollevare un’eccezione di incompetenza territoriale.

Conclusione

La competenza del pignoramento è un tema fondamentale da accertare prima di avviare l’azione esecutiva.

Conoscere le differenze tra residenza, domicilio e dimora è necessario per evitare errori e vanificare il processo di recupero.

Infatti la dichiarazione di incompetenza territoriale può determinare la nullità del procedimento oltre a legittimare le contestazioni del debitore.

Per evitare errori ti consiglio di richiedere un parere a uno studio legale specializzato in diritto dell’esecuzione.

Prima di avviare un contenzioso verifica l’indirizzo di residenza della controparte attraverso un’indagine presso l’Anagrafe Nazionale istituita dal Ministero dell’Interno.

In questo modo potrai notificare gli atti giudiziari senza errori e individuare il Tribunale competente per l’avvio del giudizio esecutivo.

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